Avokonttori vai omat työhuoneet? Aivotutkijat paljastavat, mikä on työpaikan tärkein tila

Avokonttori jakaa tunteita. Toisaalta niitä pidetään kustannustehokkaina tiloina, joissa eri osastoilla työskentelevät voivat luontevasti tavata toisiaan ja jakaa ajatuksia. Toisaalta moni on huolissaan siitä, mitä jatkuva hälinä tekee työntekijöiden keskittymiselle. Mutta miksi kahvihuone on työpaikan tärkein tila? Lue tutkijoiden perustelut.

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran 1.10.2019.

Miksi toisen kohdalla avokonttori ahdistaa ja laskee työtasoa, kun toinen työskentelee jouhevasti myös suoranaisen melun keskiössä? Tarvitseeko tietotyöläisen sietää jatkuvaa hälinää ja informaatiotulvaa? Aivotutkijat Minna Huotilainen ja Katri Saarikivi ovat paneutuneet aiheeseen kirjassaan Aivot työssä (Otava 2018) ja näkevät, että sekä rauhallisille että dynaamisille työtiloille on paikkansa.

Tutkijat uskovat, että aivan liian usein työtilamuutoksia tehdään muodin mukana, suomatta tarpeeksi ajatusta sille, kenelle tietynlainen työtila todella sopii. Erilaiset työtehtävät ja työntekijät vaativat onnistuakseen erilaiset työskentelytilat. Osa ihmisistä on herkempiä koville äänille kuin toiset, joten heille avotoimiston melu tuntuu pahemmalta kuin jollekin, jonka kuulo ei ole yhtä herkkä.

Huotilainen ja Saarikivi muistuttavat myös, että joskus parhaat ajatukset syntyvät ihan muualla, kuin varsinaisissa työtiloissa.

Omat huoneet pitkäjänteiseen työhön

Oma työhuone takaa työntekijälle lähes täydellisen rauhan työn tekemiseen. Harva viitsii kolkutella pienten asioiden takia kollegan ovelle, vaan asia tulee usein hoidettua esimerkiksi viestillä. Tällainen työskentelytila on ihanteellinen ihmiselle, joka tekee itsenäistä ja pitkää keskittymistä vaativaa työtä.

Toisaalta kynnys asioista viestimiseen voi kasvaa, kun siihen on käytettävä pikaviestiä tai sähköpostia. Jääkö osa tiedosta kokonaan kulkematta, jos toista ei juuri kohtaa työpaikan käytävällä? Täysin omiin huoneisiin eriytynyt työyhteisö ei välttämättä myöskään saavuta yhteisöllisyyden tunnetta.

Avotilassa viesti kulkee – joskus liiankin hyvin

Toisena ääripäänä voidaan pitää avokonttoria, jossa yhteisessä tilassa on kymmeniä työpöytiä ja yhteiset työvälineet. Toimistolle aamulla saapuva työntekijä voi istahtaa mille tahansa työpisteelle ja ryhtyä hommiin.

Rauhallista työskentely-ympäristöä tällaisesta tilasta ei saa juuri muuten kuin vastamelukuulokkeilla, mutta ainakin jokainen työntekijä on jatkuvasti kärryillä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Tutkijoiden mukaan tällainen ympäristö voi toimia esimerkiksi poliisiasemalla tai median toimituksessa, jossa kaikkien on jatkuvasti oltava tilanteen pulssilla. Muille tämänkaltainen työskentely käy kuitenkin nopeasti hyvin kuormittavaksi.

Hyvä työtila mahdollistaa monenlaisen työskentelyn

Parhaassa tapauksessa työnantaja on pohtinut huolella työn tilalle asettamia vaatimuksia. Edellyttääkö työ keskittymistä vai jatkuvaa tiedonkulkua? Ihanteellisessa tilanteessa työpaikalta löytyy tarpeeksi erilaisia tiloja, joita on mahdollista muokata tarpeen mukaan. Hyväksi havaittuun malliin ei kannata myöskään juurtua, vaan uusia tapoja kalustaa tai jakaa tilaa kannattaa testata säännöllisesti.

Työtilojen tulee mahdollistaa monenlainen työskentely. Itsenäiseen ja keskittymistä vaativaan työhön tarvitaan tiloja, mutta myös yhdessä työskentelemiseen ja rennompaan ajan viettämiseen tulee panostaa. Tällaisessa työpaikassa myös työntekijän tekemä tilavalinta välittää viestin kollegoille: haluanko tänään syventyä tehtäviini rauhassa ilman häiriötekijöitä vai olenko valmis keskustelemaan ja vaihtamaan ajatuksia?

Kahvihuoneessa ideat virtaavat

Amerikkalaistutkijat ovat havainneet, että yllättävän moni tieto välittyy toimistolla vesiautomaatin luona. Kun kaksi janoista työntekijää kohtaa sattumalta, tulee samalla vaihdettua muutama sana jostain tärkeästä työasiasta. Vesiautomaatilla usein käyvien havaittiin tutkimuksessa olevan paremmin perillä työpaikan asioista, ja jopa kokousten tarve väheni näiden epämuodollisten kohtaamisten myötä.

Mikä siis on suomalainen vastine vesiautomaatille? Kahvihuone tietenkin. Aivotutkijat uskovat, että se on monen työpaikan tärkein huone. Kahvihuoneessa jaetaan tietoa, kuullaan uutisia ja keskustellaan villeistäkin ideoista.

Kahvihuoneessa työhön liittyviä ajatuksia ei tarvitse pakottaa, vaan ne voivat syntyä samalla, kun puhutaan jostain ihan muusta. Huotilaisen ja Saarikiven mielestä ihanteellista kahvihuonetta käyttäisi alle 30 henkeä. Parhaassa tapauksessa jokaisella tiimillä olisi jopa oma kahvihuone – joskin vierailut toisten tiimien huoneissa ovat myös hyödyllisiä.

Nyt kun tiedät, ettei kahvihuoneen virkistävä vaikutus perustu pelkkään kofeiiniin, niin käy toki täyttämässä kuppisi ja samalla ideasammiosi.

Lue myös:

Ymmärrä introverttiä kollegaa – 4 asiaa, jotka jokaisen tulisi tietää introvertistä työelämässä

Tunnetko toimistokuukkelin? Näistä merkeistä bongaat avokonttorin sietämättömän raakkujan

Kuluvatko työtuntisi turhaan sähläämiseen? Tunnista yleisimmät ajanhallinnan ongelmat ja opi priorisoimaan