Opettele sanomaan ei – 6 tapaa kieltäytyä kohteliaasti töissä

Et antaisi kenenkään varastaa omaisuuttasi, miksi siis annat viedä aikaasi? Kun varjelet aikaasi, suojelet myös sinulle merkityksellisiä asioita. Jos sanot kaikelle kyllä, tulet sanoneeksi ei kaikkein tärkeimmälle. Näin opit priorisoimaan fiksummin.

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran 12.1.2018.

Kieltäytyminen ja ein sanominen on yksi tärkeimmistä keinoista ajanhallintaan ja turhasta työstä luopumiseen. Näin sanoo Anna Perho kirjassaan Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas -kirjan (Otava 2017).

Miten kieltäytyä kohteliaasti, mutta jämäkästi? Se on keino säädellä itse sitä, mihin aikasi käytät.

Haluamme luontaisesti miellyttää toisia ihmisiä, ja siksi on vaikeaa kieltäytyä. Joskus se on kuitenkin ainut järkevä vaihtoehto. Anna Perhon vinkeillä opit suojelemaan aikaasi ja sanomaan jämäkästi ei – eli priorisoimaan paremmin:

1. Harjoittele kieltäytymistä

Aloita kieltäytymisen harjoitteleminen pienestä. Sano ensin ei asioille, jotka eivät herätä suuria tunteita. Etsi sähköpostistasi tai pikaviestisovelluksesta pyyntöjä, joista on järkevää kieltäytyä ja lähetä kaikkiin kohtelias ei-viesti. Tunnustele nyt tuntemuksiasi, ehkä maailma ei olekaan romahtamassa priorisoinnistasi huolimatta?

Harjoittele kieltäytymistä myös etukäteen ääneen. Vinkki voi kuulostaa naiivilta, mutta toimii. Puhu ääneen ja kuulostele äänensävyäsi. Puhutko jämäkästi, mutta ystävällisesti? Harjoittele pitämään ryhtisi suorassa ja katsomaan silmiin.

2. Hyödynnä jo osaamiasi taitoja

On hyvä muistaa, että sinulla on jo kokemusta kieltäytymisestä. Ethän sano kyllä jokaiselle puhelinmyyjälle tai feissarille? Et myöskään todennäköisesti suostu jokaiseen puolisosi tai lapsesi toiveeseen.

Pohdi, millä tavalla sanot ei tilanteissa, joissa se on sinulle helppoa. Millaista äänensävyä ja millaisia sanavalintoja ja perusteluja käytät? Siirrä keinot työelämään, ja kieltäytyminen ja priorisointi helpottuu heti.

3. Kieltäydy kiinnostuneesti

Kun työkaveri, esihenkilö tai asiakas pyytää palvelusta, osoita kiinnostusta kysyjän asiaa kohtaan, jotta hän tuntee itsensä kuulluksi. Kerro, että sinulla on tällä hetkellä paljon tehtävää ja kysele lisää tehtävän merkityksestä ja siitä, miksi se täytyy saada tehtyä juuri nyt. Tällöin voit myös itse punnita, onko oma työsi kyseistä tehtävää arvokkaampaa.

Vaikka joutuisit tämän jälkeen kieltäytymään, kysyjälle jää priorisoinnistasi parempi mieli kuin äkäisestä ”en ehdi” -tiuskaisusta.

4. Osta lisäaikaa

Jos kieltäytyminen kasvotusten tuntuu piinalliselta, voit ostaa lisää aikaa. Kerro, että sinun täytyy tarkistaa aikataulusi ja lupaa palata asiaan viestillä tai sähköpostilla. Näin saat paitsi aikaa valmistautua kieltäytymiseen, myös vältyt kohtaamasta kysyjän pettymystä kasvokkain.

Käytä kuitenkin harkintaa, sillä esimerkiksi tärkeistä luottamustehtävistä on kohteliasta kieltäytyä kasvotusten.

5. Tarjoa vastaehdotus

Kerro pyytäjälle, että toivottu asia hoituu kyllä, mutta ei juuri nyt. Tee realistinen arvio siitä, milloin saisit homman hoidettua. Omien ehdotusten tarjoaminen on tavallisesti hyvä keino hallita aikatauluja ja priorisoida, sillä ihmisten on helppo tarttua valmiisiin ratkaisuihin.

Voit myös pehmentää kieltäytymistä tarjoamalla pienempää apua. Voitko ehkä osallistua ideoimiseen, tarkistamiseen tai ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön? Jos pienemmälle avulle on käyttöä, sopikaa selkeästi, mikä sinun osuutesi on.

6. Ole rehellinen ja varmista prioriteetit

Kun tiedät, ettet voi ottaa tarjottua tehtävää vastaan, ole kohtelias, mutta rehellinen. Älä selittele tai pehmennä puheitasi, sillä silloin sinut on helpompi jyrätä. Kerro suoraan, miksi et voi ottaa tehtävää hoitaaksesi.

Jos harkitset tehtävän vastaanottamista, muista, että se kiilaa usein työstämäsi asian edelle. Kerro pyytäjälle, miten pyyntöön suostuminen hidastaa tämänhetkisen tehtäväsi valmistumista ja kysy, onko viivästyminen hyväksyttävää. Varmista siis, että sekä sinä että työyhteisösi priorisoitte oikeita asioita.

Lue myös:

Näin teet työpäivästäsi tehokkaamman – 8 helppoa vinkkiä

Kuluvatko työtuntisi turhaan sähläämiseen? Tunnista yleisimmät ajanhallinnan ongelmat ja opi priorisoimaan

Priorisoinnin nelikenttä on toimiva keino hallita arkea – näin yksinkertaisesti se toimii