Henkilöstökysely menee helposti pieleen – näin vältät yleiset mokat

Henkilöstökysely on oiva tapa kuunnella työntekijöitä ja siten kehittää sekä työntekijäkokemusta että työnantajakuvaa. Huonosti tehdystä kyselystä voi kuitenkin olla jopa haittaa. Duunitorin työnantajakuvan asiantuntija Lauri Vaisto neuvoo, miten henkilöstökysely palvelee sinua parhaiten.

Asiakkaan ääni (Voice of the Customer, VoC) on liikkeenjohdon vakiintuneita käsitteitä. Siinä on yksinkertaistaen kyse tavasta vastata asiakkaan odotuksiin erilaisia työvälineitä käyttäen.

Hieman vähemmälle painoarvolle on jäänyt työntekijän odotuksien kartoittaminen ja niihin vastaaminen. Tälle vastaava käsite on työntekijän ääni (Voice of the Employee, VoE).

Työntekijän äänen syvällinen ymmärtäminen on äärimmäisen tärkeää organisaation nykytilan hahmottamisessa. Henkilöstökysely on tyypillisin työväline, jolla tätä ääntä kuunnellaan.

Hyvät ja huonot uutiset työnantajalle

Ensin hyvät uutiset työnantajakuvan kehittäjälle: henkilöstökysely voi olla niin helppo toteuttaa, että sen voi periaatteessa tehdä myös ilman kumppania. Helppouden vuoksi toki myös ulkopuolisia palveluntarjoajia on useita. Myöskään palveluiden hinnat eivät ole tavattoman korkeita juuri kilpailun takia.

Seuraavaksi tulee pari huonoa uutista. Teknisen toteutuksen helppous ei tarkoita, että myös suunnittelu olisi myös helppoa. Palveluntarjoajien ammattitaidossa saattaa olla valtavia eroja, mutta niiden vertailu on usein vaikeaa ilman kokeilua.

Ja vaikka kilpailu painaisi hintoja alas, elämän perussääntö pätee: halpa ja laadukas eivät yleensä kulje käsi kädessä.

Jos suunnittelet henkilöstökyselyn toteuttamista tai haluat kehittää nykyistä kyselyäsi vastaamaan paremmin tavoitteitasi, ota huomioon ainakin seuraavat seikat:

1. Tee suunnitelma tutkimuksen käytölle

Kyselytutkimukset ovat strategisia työkaluja, ja niitä täytyy käsitellä sellaisina. Kyselytutkimuksen pitää joko tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi, mitata tavoitteiden toteutumista tai tarjota eväitä kehitykselle – mieluiten toki kaikkia edellä mainittuja. Näistä asioista irrallinen tutkimus saattaa hämmentää ja aiheuttaa jopa suoranaista vahinkoa.

Kun pysähdyt hetkeksi miettimään, millaisia ongelmia tuloksilla yritetään ratkaista, olet jo hitusen lähempänä hyvää kyselyä. Helvetissä on erityinen paikka heille, jotka toteuttavat henkilöstökyselyjä pelkän kyselyn vuoksi.

2. Ota tavoitteeksi, että henkilöstökyselyyn jaksaa vastata toisenkin kerran

Helposti ymmärrettävät kysymykset ja vaivaton käyttöliittymä (myös mobiilissa) parantavat vastaajan kokemusta merkittävästi.

Kyselyn suunnittelijan suurimpia kiusauksia on ympätä ”varmuuden vuoksi” mukaan kaikki maailman asiat. Valintoja on kuitenkin tehtävä, ja niiden tulisi nousta kyselyn takana olevasta strategisesta ajattelusta.

Ylipitkillä lomakkeilla saa aikaan monenlaista vahinkoa: vastaaja jättää herkästi loputtomalta tuntuvan lomakkeen kesken. Ja vaikka hän kahlaisikin kyselyn läpi, vastausväsymys saattaa tehdä loppuvaiheen tiedoista heikkolaatuisia ja epäluotettavia.

Hieman kärjistäen on yleensä parempi saada sata vastausta kymmeneen kysymykseen kuin kymmenen vastausta sataan kysymykseen. Sopivan mittaiselta tuntunut henkilöstökysely parantaa myös todennäköisyyttä siihen, että kyselykutsun jaksaa avata seuraavalla tutkimuskierroksella.

3. Älä katso vain keskiarvoja

Kyselytutkimukset hyödyntävät usein yksinkertaista matematiikkaa – prosenttilaskuilla ja keskiarvoilla pärjää pitkälle. Yksittäinen keskiarvolukema ei kuitenkaan kerro välttämättä kaikkea, mitä tutkijan olisi hyvä tietää. Se saattaa myös johtaa harhaan, jos tulkitsija arvioi merkityksen todellisuutta painavammaksi tai kevyemmäksi. Hyödynnä regressioanalyysia, jotta löydät mittaamillesi tekijöille oikeat painoarvot ja saat uuden ulottuvuuden tuloksiisi.

Keskiarvojen helmasynti on myös piilottaa ongelmia harmaalle keskivyöhykkeelle. Jos neljännes vastaajista antaa arvosanaksi ykkösen ja loput vitosen, keskiarvoksi muodostuu ihan mukava 4/5. Kivan kokonaisarvosanan takana on kuitenkin iso joukko vastaajia, joiden kokemiin ongelmiin on puututtava kiireesti. Varianssianalyysi paljastaa epätasaisen kokemuksen ja auttaa suuntaamaan korjaavia toimia.

4. Anna vastaajalle tilaa avoimilla kysymyksillä

Numerot ovat tehokkaita tapoja arvioida ja viestiä, mutta eivät kerro koko kuvasta. Hyvin mietityt avoimet kysymykset syventävät tulkintaa, antavat vastaajalla mahdollisuuden purkaa tuntojaan ja voivat paljastaa jotain, mitä et keksinyt kysyä. Joskus pelkkä purnauskanavan olemassaolo lievittää pahaa mieltä.

Älä kuitenkaan uuvuta vastaajaa edellyttämällä pitkiä sepustuksia useammassa kohdassa. Pohdi myös etukäteen, miten avointa palautetta voi kääntää tiiviimpään numeromuotoon. Luokittelu teemojen mukaan tai sentimenttianalyysi auttaa järjestämään laadullista dataa niin, että sen kertomasta viestistä saa yleiskuvan myös kahlaamatta läpi koko aineistoa.

Kuulet jo ehkä korvissasi, kuinka kollegasi ja erityisesti organisaatiosi johto kiittävät sinua?

5. Ajattele henkilöstökyselyäkin kehityskohteena

Kyselyjen toteuttajat vastustavat joskus lähes pakkomielteisesti kaikkia muutosehdotuksia aiemmin toteutetun kyselyn rakenteeseen. Historiavertailun menetys on sinänsä perusteltu huoli. Ei kuitenkaan ole olemassa niin pitkää aikasarjaa, että se muuttaisi merkityksettömän tiedon käyttökelpoiseksi.

Työnantajamielikuvan kehittäjän rooli ei ole toimia Tilastokeskuksena. On vaarallista olettaa, että on suuressa viisaudessaan luonut jotain ikuisesti relevanttia.

Haluat pohjimmiltasi hyvän työkalun henkilöstökokemuksen kehittämiseen. Siksi itse työkalun täytyy tarvittaessa kehittyä paremmaksi siinä, mihin sitä käytetään. Esimerkiksi multifaktorianalyysi voi vihjata, että useampi kysymys mittaa käytännössä samaa asiaa.

Ylimääräisten kysymysten poistaminen lomakkeelta tekee kokonaisuudesta aina paremman. Voit korvata kysymyksen paremmalla tai tehdä kyselystä lyhyemmän, mikä ilahduttaa vastaajaa.

6. Suunnittele henkilöstökysely huolella ja etsi tarvittaessa kumppani

Henkilöstön äänen kuunteleminen henkilöstökyselyllä on tärkeää – ja tämän äänen ohjaamana työskentely palkitsevaa.

Se, miten hyvin voit hyödyntää tutkimusta, ratkeaa jo suunnitteluvaiheessa. Varaa siis siihen riittävästi aikaa. Asiantuntevalta kumppanilta saat tukea oikeanlaisen lähestymistavan valintaan sekä tarvittaessa aiemmin toteutettujen tutkimusten tulkintaan ja jatkokehitykseen.

Tutustu Duunitorin työnantajakuvan kehittämisen ja mittaamisen palveluihin ≫

Artikkeli on on osa Duunitorin työnantajakuvan kehittämisen liittyvää sisältösarjaa, jonka tavoitteena on auttaa suomalaista työnantajakuvatyötä nousemaan strategiselle tasolle.

Lue myös:

Tämänkö vuoksi henkilöstötutkimuksissa on alhainen vastausprosentti?

Tavoitteena houkutteleva työnantajakuva? Ota haltuun employer brandingin perusteet

Onnistunut työnantajakuva vaatii ylimmän johdon tuen – näin saat johtajat osallistumaan

Houkutteleva työnantajakuva syntyy työyhteisössä – näin osallistat työntekijät kehitystyöhön