Nykyaikainen työelämäviestintä on muutakin kuin asiatyyliä

Uraoppaat pursuavat neuvoja, joissa työnhakijoita ja -tekijöitä kehotetaan vakuuttavaan työelämäviestintään. Organisaatioiden viestinnän käytännöt näyttävät kuitenkin muuttuvan jatkuvasti.

Oikeanlainen työelämäviestintä nähdään perinteisesti itsevarmuutena, aktiivisuutena ja kykynä tiivistää. Uraoppaista saa kuitenkin harvoin konkreettisia vastauksia siihen, mitä käytännön sääntöjä työelämäviestintään kuuluu. Ympäripyöreytensä lisäksi viestintäohjeet sisältävät hieman alentuvan pohjavireen, jonka mukaan työelämässä on oikeanlainen viestinnän tapa, jota työelämän ulkopuolelta – eli käytännössä koulun penkiltä – tulevat työnhakijat eivät välttämättä ymmärrä.

Oma kysymyksensä on se, onko ensimmäistä työtään hakevalle henkilölle edes apua konservatiivisista työelämäviestinnän neuvoista. On selviä merkkejä siitä, että uudet sukupolvet ovat tuoneet aikuistuessaan työelämään uudenlaisia viestintäkäytäntöjä. Viime kädessä kyse ei ole yhdenlaisen viestintätavan paremmuudesta vaan sukupolvien välisestä kuilusta. Onkin syytä kysyä, mitkä ovat oikeaoppisen työelämäviestinnän konservatiiviset ja modernit standardit, ja miten nuoret työnhakijat niihin sopivat.

Muodollisesti pätevä työelämäviestintä

Työelämäviestinnän perusohjeet eivät ole kovin kryptinen sääntöviidakko; perussääntö on, että jokaisen on osattava laatia työssään selkeitä ja asiallisia viestejä, jotka huomioivat vastaanottajan valmiudet. Viestien tulee olla jäsenneltyjä ja tyylilajiltaan ennen kaikkea asiallisia. Huumori, juhlallisuus tai tunnepitoisuus eivät kuulu konservatiiviseen työelämäviestintään. Viestin muotoilu – olipa kyseessä kirjallinen tai verbaalinen ulosanti – antaa kuvan henkilön ammatillisesta osaamisesta riippumatta toimialasta.

Työnhaussa konservatiivinen viestintä tarkoittaa ennen kaikkea määrättyjä standardeja. Työnhakutekstien tyylilajit ovat helposti paikannettavissa niille työnhakijoille, jotka haluavat aiheeseen perehtyä. Esimerkiksi ansioluettelolle ja hakukirjeelle löytyy omat standardinsa, joita noudattamalla kenen tahansa on helppo laatia muodollisesti pätevä työhakemus.

Viestinnän tavat muuttuvat

Työelämän sähköistyessä ensivaikutelma annetaan lisääntyvässä määrin kirjallisessa muodossa, mikä teoriassa korostaa asiatekstin merkitystä. Uhkakuvien mukaan kielellinen osaaminen heikkenee jatkuvasti samalla kun vuorovaikutustaitojen merkitys työelämässä korostuu. Puhekielen esitetään olevan asiallisen työelämäviestinnän suurin vihollinen.

Syyllistä on etsitty arkisesta pikaviestikulttuurista. Tilastojen mukaan pikaviestipalveluja käyttää 95 prosenttia 16–24-vuotiaista. Keskiverto nuori lähettää 60 viestiä päivässä. Samasta ikäryhmästä 57 prosenttia käyttää internetiä työn etsintään tai työhakemuksen lähettämiseen. Prosenttiluvuissa on merkityksellistä lähinnä se, että ne pienenevät johdonmukaisesti suurempien ikäluokkien otoksissa. Rekrytointi on jo siirtynyt nettiin, mutta työnhaku näyttää siirtyvän sinne sukupolvi kerrallaan.

Jotkut työnantajat ripustautuvat rekrytoinnissa yhä tiukemmin asiakirjastandardiin, kun monimediaympäristö luo työnhakijoille mahdollisuuksia uudenlaiseen luovuuteen. Toisaalta työnantajat ottavat lisääntyvässä määrin käyttöön esimerkiksi sosiaalisen median työilmoittelua ja verkkosivujen online chat -palveluita.

Kuka tulee lähemmäs ketä?

Olipa suhtautuminen viestintäkulttuurin muutokseen mikä tahansa, työnantajat ja työmarkkinat selvästi tiedostavat sen. Yritys sukupolvien välisen kuilun kaventamiseen näkyy muun muassa erilaisissa järjestelmissä ja verkkopalveluissa. Työnhakua on tuotu lähemmäs nuorten arkiviestintää erilaisilla mobiilipalveluilla, joissa työnhakija voi esimerkiksi chatata työnantajan kanssa jo ennen ensimmäistä työhaastattelua. Epämuodolliselle viestinnälle löytyy siis jo omat kanavansa.

Tietyillä aloilla yritykset joutuvat kilpailemaan nuorista osaajista, jotka saavat siten käytännössä valita työpaikkansa. Siksi organisaatiot liikkuvat kohti nuorten tapoja viestiä – eikä toisinpäin. Nuorten sukupolvien sanotaan painottavan työnantajansa valinnassa ennen kaikkea organisaatiokulttuuria ja työnantajakuvaa. Näiden ilmentämisessä viestinnän tavat ja sisällöt ovat organisaatiolle ensisijaisen tärkeitä.

Saatat olla kiinnostunut myös seuraavasta artikkelista:

6 vinkkiä – Näin vakuutat esiintymiselläsi

Lähteet:
Alajärvi et al. (toim.) – Ammattilainen viestii (Sanoma Pro)
Markkinointi & Mainonta
Tilastokeskus
Ritva Kattelus & Tom Jokinen – Uraopas – Työelämän lyhyt oppimäärä (Gaudeamus)
Kaisa Välivehmas – Miten onnistut työnhaussa (Minerva)
Markku Kaijala – Rekrytointi (Alma)