Työntekijän alisuoriutuminen haastaa koko työyhteisön – juristi kertoo, mistä se johtuu ja kuinka ongelma ratkaistaan

Työntekijän alisuoriutuminen on asia, johon voi olla vaikeaa puuttua. Asianajaja antaa työnantajille ja esihenkilöille toimivat vinkit siihen, kuinka ratkaista tilanne ja auttaa työntekijää.

Työntekijän alisuoriutuminen on hankala asia paitsi työntekijälle itselleen, myös koko työyhteisölle. Kun työntekijä ei saavuta täyttä potentiaaliaan, se vaikuttaa työilmapiiriin, yrityksen talouteen ja asiakkaiden tyytyväisyyteen.

Esihenkilölle tilanne voi olla hankala – asian esille nostaminen voi tuntua ikävältä ja työkaluja alisuoriutumiseen puuttumiseen ei välttämättä löydy omasta työkalupakista.

Tässä kirjoituksessa VALO Partners Asianajotoimiston asianajaja Alexa Kavasto antaa käytännön vinkkejä alisuoriutumiseen puuttumiseen.

Työntekijän alisuoriutuminen – pureudu sen juurisyihin

Ennen kuin voimme puuttua alisuoriutumiseen, on tärkeää ymmärtää sen taustalla olevat syyt. Usein alisuoriutuminen johtuu epäselvistä tavoitteista, puutteellisesta ohjauksesta tai riittämättömästä palautteenannosta.

Viestinnän avoimuus ja selkeys ovat avainasemassa ongelmien ennaltaehkäisyssä ja ratkaisemisessa.

Tässä yhteydessä voidaan hyödyntää esimerkiksi SMART-menetelmää ja niin sanottua henkilökohtaista suorituksenparannusohjelmaa (performance improvement plan), joka asettaa selkeät tavoitteet ja odotukset työntekijälle.

Aseta selkeät tavoitteet

Alisuoriutumisen taustalla on yllättävän usein se, ettei työntekijä ymmärrä, mitä esihenkilö häneltä odottaa. Esihenkilön tulisi varmistua siitä, että työntekijällä on selkeät tavoitteet ja hän ymmärtää, mitä hänen työnkuvaansa kuuluu.

SMART-menetelmä (Spesific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) tarjoaa käytännöllisen kehyksen tavoitteiden asettamiselle, edistä työntekijöiden suorituskykyä ja auttaa ehkäisemään alisuoriutumista.

Oletetaan, että projektitiimin tavoitteena on tehostaa projektien toimitusaikoja. SMART-tavoitteet voisivat olla kokonaisuudessaan:

"Lyhennä projektien keskimääräistä toimitusaikaa 20 % seuraavan kuuden kuukauden aikana analysoimalla nykyisiä prosesseja ja toteuttamalla parannuksia prosessien tehokkuudessa".

Tämä tavoite on spesifinen (projektien toimitusaikojen lyhentäminen), mitattavissa (20 % lyhennys), saavutettavissa (analysoimalla ja parantamalla prosesseja), relevantti (tehostaa tiimin suorituskykyä ja projektien toimitusta) ja aikaan sidottu (kuuden kuukauden aikajänne).

Seuraavassa on esitetty tarkemmin, miten jokainen SMART-elementti voidaan ottaa käyttöön käytännössä:

1. Täsmällinen (specific)

Tavoitteiden tulee olla mahdollisimman tarkasti määriteltyjä. Esimerkiksi, jos tiimin tavoite on parantaa asiakaspalvelua, spesifinen tavoite voisi olla ”vähennä asiakaspalvelun vastausaikaa keskimäärin 1 minuuttiin seuraavan kolmen kuukauden aikana”.

2. Mitattavissa (measurable)

On tärkeää, että tavoitteen saavuttamista voidaan seurata konkreettisin mittarein. Käyttäen edellistä esimerkkiä, mitattavuus saavutetaan seuraamalla asiakaspalautteita ja vastausaikojen keskiarvoja.

3. Saavutettava (achievable)

Tavoitteiden tulee olla realistisia. Tämä tarkoittaa, että tavoitteen saavuttaminen on mahdollista nykyisillä resursseilla ja osaamistasolla. Kun työntekijä pääsee itse vaikuttamaan tavoitteiden asettamiseen, sitoudutaan niihin huomattavasti tehokkaammin kuin jos tavoitteet tulevat ”ylhäältä annettuina”.

4. Relevantti (relevant)

Tavoitteen tulee olla merkityksellinen sekä yksilön että organisaation kannalta. Parannettu asiakaspalvelun vastausaika ei ainoastaan lisää asiakastyytyväisyyttä, vaan tukee myös yrityksen laajempia tavoitteita asiakaskokemuksen parantamisessa. Tämä on syytä tuoda esille tavoitteiden asettamisen yhteydessä.

5. Aikaan rajattu (time-bound)

Aseta selkeä määräaika tavoitteen saavuttamiselle. ”Seuraavat kolme kuukautta tai 1.6.2024 mennessä” antaa selkeän aikarajan tavoitteen toteuttamiselle.

Laadi lopuksi suunnitelma suorituksen parantamiseen

Tavoitteiden asettamisen jälkeen tehdään konkreettinen suunnitelma siitä, miten asetettuihin tavoitteisiin päästään. PIP-suunnitelma, eli Performance Improvement Plan, on työkalu, jota käytetään työntekijän suorituskyvyn parantamiseen.

Suunnitelmassa määritellään selkeästi ne alueet, joissa suorituskykyä tulee parantaa, asetetaan konkreettiset tavoitteet SMART-menetelmää hyödyntäen. Lisäksi siinä kuvataan tuki ja resurssit, joita työntekijä saa tavoitteidensa saavuttamiseksi, sekä mahdolliset seuraukset, jos tavoitteita ei saavuteta.

PIP on osa rakentavaa palauteprosessia, jonka tarkoituksena on auttaa työntekijää kehittymään ja onnistumaan tehtävässään. Toisaalta suunnitelma käy myös varoituksesta, mikäli se on irtisanomisuhkainen. PIP-suunnitelma rakennetaan seuraavasti:

1. Suorituskykyongelmien tunnistaminen

Aloita määrittelemällä selkeästi ja konkreettisesti, millä alueilla työntekijän suorituskyky ei vastaa odotuksia. On tärkeää, että tämä vaihe suoritetaan rakentavasti, jotta työntekijä tuntee tulleensa kuulluksi.

2. Tavoitteiden asettaminen

Aseta seuraavaksi realistiset ja mitattavat tavoitteet suorituskyvyn parantamiseksi seuraavalle 30, 60 ja 90 päivälle. Käytä edellä määriteltyä SMART-menetelmää tavoitteiden määrittämiseen.

3. Toimintasuunnitelma

Laadi yksityiskohtainen toimintasuunnitelma, joka sisältää työntekijän konkreettiset askeleet tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä voi sisältää lisäkoulutusta, mentorointia tai tiiviimpää yhteistyötä tiimin tai esihenkilön kanssa.

4. Seuranta ja tuki

Esihenkilön on tarjottava jatkuvaa tukea ja seurantaa suunnitelman toteutuksen aikana. Säännölliset viikoittaiset palaverit työntekijän kanssa auttavat arvioimaan edistymistä. Mitä lyhyemmällä aikavälillä seuranta tapahtuu sen tehokkaammin työntekijä yleensä saavuttaa tavoitteitaan.

5. Seurausten määrittely

On tärkeää määritellä, mitä seuraa, jos asetettuja tavoitteita ei tukitoimista huolimatta saavuteta. Jos lomakkeessa on työsuhteen päättymisen uhka, käy se samalla varoituksesta eikä erillistä varoitusdokumenttia ole tarvetta laatia.

Kirjoittaja on VALO Partners Asianajotoimisto Oy:n perustajaosakas ja työoikeuteen erikoistunut asianajaja. Hän myös työstää parhaillaan työoikeuden alaan kuuluvaa väitöskirjaa sekä on kirjoittanut useita työoikeudellisia julkaisuja ja kirjoja.

Lue myös:

Kuka palkataan? Huomioi nämä tekijät, kun teet rekrytointivalinnan

Näistä syistä suomalaiset irtisanoutuvat – asiantuntija listaa yleiset syyt: ”Työnantajan maine kiirii hyvässä ja pahassa”

Mikä on johtamisen minimitaso? Asiantuntijat listaavat 5 tekijää – ”Jos nämä eivät täyty, et sovi johtajaksi”