Johtajat tekevät nyt työtään myrskyn silmässä – toimitusjohtaja Thomas Grönholm kertoo, mikä on vaikeinta kriisijohtamisessa

Koronavirus on sysännyt organisaatiot kriisiin ja pakottaa muuttamaan kurssia. Millaista on johtaa kaaoksen keskellä? Mikä on silloin tärkeintä? Duunitorin toimitusjohtaja Thomas Grönholm jakaa oivalluksensa poikkeustilanteessa johtamisesta.

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran 29.4.2020. Thomas Grönholm on ehdolla vuoden nuoreksi johtajaksi 2020.

Miltä tuntuu, kun kasvu tyssää koronakriisiin? Miten johtaa empatialla? Mitä tehdä, jos mokaa viestinnässä? Duunitorin toimitusjohtaja ja toinen perustaja Thomas Grönholm, 38, pohtii johtamista koronakriisin aikana ja ylipäätään muuttuvassa tilanteessa:

"Tärkeintä ja toisaalta vaikeinta johtamisessa on viestintä. Sen tarve korostuu aina kriisitilanteessa – ja etenkin nyt. Koronaepidemia on ulkoa päin tuleva kriisi, johon liittyy paljon epätietoisuutta. Ihmisten on siksi tärkeää tietää, missä mennään. Johtajien on varmistettava, että tieto liikkuu organisaatiossa avoimesti ja läpinäkyvästi.

Samaan aikaan organisaatiot joutuvat tekemään nopeita ratkaisuja ja päätöksiä. Tällöin viestintä ei ole niin onnistunutta kuin tavallisessa tilanteessa voisi olla.

Näissä olosuhteissa syntyy helposti virheitä. Silloin ei auta muu kuin kertoa epäonnistumisesta avoimesti, pyytää anteeksi ja pyrkiä korjaamaan asia. Itse olen epäonnistunut esimerkiksi vaikeista päätöksistä viestimisessä. Ei ole helppoa, kun pitää saada tietoa mahdollisimman samaan aikaan kaikille ja toisaalta viestiä henkilökohtaisesti yksilöille.

Vaikeinta on kiteyttää kriisin tilannekuva työyhteisölle niin, ettei asia tunnu liian monimutkaiselta. Täytyy yksinkertaistaa ja tiivistää, mutta ihmisiä ei pidä hukuttaa tietoon eikä aliarvioida. Työntekijät ovat fiksuja ja osaavat itsekin hahmottaa kokonaisuuksia.

Nopeasti muuttuvassa tilanteessa moni asia on epävarma, eikä johtajan pidä esittää olevansa kartalla kaikesta. On tärkeää myöntää avoimesti se, mitä ei vielä tiedetä. Olen viime aikoina soittanut monesti työntekijöille ikävistä asioista ja sanonut, että tilanne on nyt tällainen, emmekä vielä tiedä, mitä tulee tapahtumaan.

Lue myös: Näin johtajan kannattaa toimia kriisissä – asiantuntijalta vinkit koronatilanteeseen reagointiin: ”Ole selkeä ja tukeudu faktoihin”

Viestintä vaikeutuu etätöissä

Moni organisaatio on siirtynyt nyt kokonaan etätöihin, mikä vaikeuttaa viestintää entisestään. Etänä viestinnästä tulee väistämättä virallisempaa – varsinkin silloin, kun tieto pitää saada kaikille mahdollisimman yhtä aikaa.

Olen huomannut, että etäyhteys korostaa yksisuuntaisen viestinnän määrää. Dialogi jää vähemmälle. Siksi johtajien on nyt tärkeää miettiä, miten lisätä vuorovaikutusta hankalissa olosuhteissa.

Myös tunnelmien aistiminen on vaikeaa, kun ihmiset eivät kohtaa kasvokkain. Kohtaamisissa mennään enemmän asia edellä, kun emme vaistoa muiden tunteita niin hyvin emmekä siksi eläydy niihin. Se, miten asiat ovat ja miltä ne kustakin tuntuvat, ovat usein kaksi eri asiaa.

Kriisitilanne vaatii tunteiden johtamista ja organisaation tunneilmaston seuraamista, mutta samaan aikaan se on entistä vaikeampaa etätöissä.

Yksi tapa, jolla olen yrittänyt taklata haastetta, on soitella ihmisille enemmän. Puhuminen ei ole sama kuin kasvokkain tapaaminen, mutta se on huomattavasti parempi tapa kommunikoida kuin pelkkä viestittely.

Töissä on tärkeää puhua myös muusta kuin työasioista, ja se on luontevampaa kasvotusten kuin etänä. Johto voi omalla esimerkillään näyttää, että rento rupattelu on tärkeää myös etäpalavereissa.

Johdon on hyvä miettiä, miten voi mahdollistaa vuorovaikutusta kriisiaikana ja etätöissä. Duunitorilla olemme luoneet esimerkiksi tällaisia uusia käytäntöjä:

1. Fiilisten kysely. Olemme laatineet säännöllisiä kyselyitä, jotta jokaisella on mahdollisuus jakaa mielipiteensä ja tuntemuksensa myös anonyymisti. Tämän lisäksi tilanteesta jutellaan kahden keskisissä keskusteluissa, porukalla ja tiimien kesken.
2. Yhteiset etätauot. Moni tuntee etätöissä yksinäisyyttä, ja yhteishengen ylläpito on vaikeampaa, kun ei kohdata kasvokkain. Tässä auttavat kalenterissa toistuvat kahvitaukokutsut, joihin kuka vain osallistua. Lisäksi kannustamme tiimejä pitämään yhteisiä taukoja.
3. Roolit taulukkoon. Monen työ muuttuu poikkeusaikana. Kirjaamme koko yrityksen yhteiseen taulukkoon jokaisen roolit ja vastuut ja sen, miten ne ovat muuttuneet kriisin vuoksi. Taulukon tarkoituksena on selkeyttää miettimään omia tehtäviä ja niiden priorisointia sekä auttaa hahmottamaan kokonaisuus nopeasti elävässä tilanteessa.

Lue myös: Uuden työntekijän perehdytys etänä – katso toimivaksi todetut vinkit ja käytännöt

Kriisi on vaara ja mahdollisuus

Koronakriisissä yritysten on osattava keskittyä olennaiseen, joten on pakko säästää ja priorisoida. Uusi tilanne muuttaa johtamista. Jos on vähemmän aikaa tehdä päätöksiä, joitain ratkaisuja täytyy tehdä pienemmillä kokoonpanoilla, eli astetta hierarkkisemmin. Kyse on tasapainoilusta: pitää pystyä olemaan nopea ja tehokas, mutta toisaalta antaa kaikille riittävät mahdollisuudet osallistua.

Kriiseissä on aina riskejä ja mahdollisuuksia. Kun joutuu vaihtamaan toimintamalleja, voi oppia uutta. Toisaalta voi olla, ettei pysty muuttumaan tarpeeksi tai että organisaatio menettää vanhaa hyvää kulttuuriaan. Riski on otettava – tärkeintä on, että selviää kriisistä hengissä.

Esimerkiksi Duunitorin tärkein tavoite on pitää huoli pitkän tähtäimen toimintakyvystä, koska silloin pystymme tarjoamaan työtä mahdollisimman monelle ihmiselle myös jatkossa ja mahdollisimman hyvää palvelua asiakkaille. Näin pystymme auttamaan yhteiskuntaa, kun ihmiset ja työpaikat kohtaavat.

Nyt on käynnissä monta kriisiä: terveydellinen, taloudellinen ja sosiaalinen. Asiat kriisiytyvät sekä yksilöiden että yhteiskunnan tasolla. Ihmiset voivat sairastua covid-19-tautiin, eristäytyminen koettelee mielenterveyttä ja perheissä on hankalia tilanteita. Yritykset ja työpaikat ovat vaarassa.

Johtajan on mietittävä, miten päästä yli kriisistä lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä, koko firman tasolla ja yksilöinä.

Lue myös: Kriisissä arvot punnitaan – näistä asioista työnantajan kannattaa viestiä juuri nyt

Työntekijät kaipaavat empatiaa

Kun hyvinvointi on uhattuna, johtajan pitää tarjota tukea ja työkaluja sekä viestiä niistä. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi vuoropuhelua työterveyshuollon kanssa: Millaista tukea tarjota työntekijöille poikkeusoloissa? Millaista tietoa he tarvitsevat nyt terveydestä? On myös muistutettava työntekijöitä olemassa olevista palveluista.

Johtajan täytyy varata aikaa vaikeiden asioiden läpikäymiselle, keskustelulle ja kysymyksille.

Empatian merkitys korostuu kriisissä. Jotta työntekijät uskaltavat kohdata ympäröivän epävarmuuden ja toimia rohkeasti, he tarvitsevat muiden hyväksyntää, tukea ja turvallisuuden tunnetta. Johtajan on viestittävä alaisilleen, että heistä välitetään.

Lue myös: Ekstra-annos kiltteyttä, kiitos! Nyt töissä tarvitaan empatiaa enemmän kuin koskaan

Toisaalta pidän perinteistä johtaja–työntekijä-asetelmaa vanhanaikaisena. Duunitorin organisaatiomalli korostaa rinnakkain kulkemista: sitä, miten me ihmiset tuemme toisiamme ja vahvistamme välittämisen kulttuuria. Johtajan tärkeä tehtävä on tukea tällaisen kulttuurin muovaamista.

Kaikki palautuu kulttuuriin

Poikkeustilanteessa pitää keksiä uusia tapoja toimia, mutta moni kriisiin vaikuttava asia kytkeytyy organisaatiokulttuuriin, joka ei synny yhdessä yössä eikä yksittäisen johtajan käsissä. Duunitorilla pyrimme kollegiaaliseen vertaisjohtamisen malliin, jossa tiimit ovat itsenäisiä. Näin myös tiimi itse ottaa vastuuta kriisitilanteessa.

Ajan kanssa syntyneet toimintatavat punnitaan ja kulttuurin merkitys korostuu kriisitilanteessa. Kulttuuri on organisaation liskoaivot: se, miten toimitaan, tulee selkäytimestä. Tietenkin kulttuuriin voi aina johtajana vaikuttaa, mutta kaikki organisaation ihmiset luovat sitä yhdessä pitkällä aikavälillä.

Duunitorin organisaatio on voimakkaasti itseohjautuva. Itseohjautuvuus ei ole helpointa kriisiaikana. Toinen ääripää on armeijamainen, hyvin hierarkkinen organisaatio. Sellaiset yhteisöt on tehty kriisi- ja poikkeusoloihin, joissa määräykset ja käskyt ovat yksiselitteisiä. Hierarkkisuus toimii kuitenkin harvoin luovassa työssä tai asiantuntijaorganisaatiossa.

Itseohjautuva työyhteisö etenee kuin lintuparvi, jossa ei ole yhtä selkeää johtajaa. Tällainen organismi pystyy reagoimaan nopeasti. Vaikeinta on suunnata eteenpäin niin, että kaikki eivät sinkoile eri suuntiin.

Yksi tapa taklata itsehjautuvuuden haasteita on Duunitorilla käytössä oleva OKR-malli. Siinä tiimi asettaa yhteiset tavoitteet (objectives) ja mittarit (key results), joita käydään säännöllisesti läpi. Selkeät suuntaviivat auttavat priorisoimaan ja etsimään uutta suuntaa myös kriisissä.

Johtajakin kaipaa tukea

Johtajakin tarvitsee paineisessa tilanteessa tukea ja muita, joiden kanssa sparrata. Olen sikäli onnekas, että olen perustanut Duunitorin yli kymmenen vuotta sitten Martti Kuusanmäen kanssa. Yhteinen historia ja luottamus auttavat kriisitilanteessa, kuten myös puolison tuki. Lisäksi seuraan tarkkaan esimerkiksi maailmalla käytävää keskustelua johtamisesta, organisaatioista ja koronakriisistä.

Nyt pätevät samat ohjenuorat kuin muutenkin työnteossa: pitää pystyä irrottautumaan työstä. Liikunta ja lepo korostuvat, kun moni sosiaalinen aktiviteetti on tauolla. Omasta henkisestä ja fyysisestä kunnosta huolehtiminen pitää mielen virkeänä. Näin infotulvan aikana johtajan on myös tärkeää kytkeytyä välillä pois laitteilta.

Yritän suhteuttaa asioita. Olen miettinyt viime aikoina, mistä olemme ponnistaneet yrittäjinä ja millaisissa tilanteissa olemme olleet. Alussa ei ollut mitään eikä kassassa rahaa. Firmamme on siis ollut paljon pahemmissa tilanteissa. Toisaalta nyt työllistämme yli 50 henkeä ja olemme vastuussa isosta määrästä ihmisiä.

Duunitori täytti viime syksynä kymmenen vuotta. Firman ensimmäiset viisi vuotta olivat startup-vaihetta, jossa töissä oli alle kymmenen henkeä. Viimeisen viiden vuoden aikana olemme lähes joka vuosi tuplanneet työntekijämäärän ja liikevaihdon. Uudessa tilanteessa on sopeutumista kasvuvuosien jälkeen.

Jouduimme koronakeväänä vetämään Duunitorin ja elämäni ensimmäiset yt-neuvottelut. Onneksi emme joutuneet irtisanomaan ketään, vaan selviämme akuutin kriisin yli osa-aikaisilla ja määräaikaisilla lomautuksilla. Oli kuitenkin kova paikka, ettemme voineet lomautusten vuoksi jatkaa päättyviä määräaikaisia sopimuksia.

Muutostilanne on dramaattinen, ja siihen liittyy kipua ja vaikeita päätöksiä. Toisaalta kriisi on mahdollisuus uudistua ja digitalisoida. Se pakottaa miettimään asioita uudella tavalla sisäisesti ja ulkoisesti. Uskon, että kriisi on enemmän mahdollisuus kuin uhka, jos pidämme kiinni yrityksemme kulttuurista, dna:sta ja asiakkaista.

Lue myös: ”Tekisimme kaiken toisin” – Duunitorin 10-vuotinen historia on ollut täynnä onnistumisia, epäonnistumisia ja oppimista

Koronakriisi on iso isku tiimillemme, kun moni työntekijöistämme on ensimmäisessä vakituisessa työpaikassaan ja kasvanut työelämään yhdessä Duunitorin kanssa.

Itse muistan 1990-luvun laman, valmistuin finanssikriisin aikoihin ja olen perustanut firman sen jälkimainingeissa. Siksi ajattelen, että kyllä elämä vielä jatkuu.

Nyt laiva on myrskyssä, mutta pitää vain pitää kaiteesta kiinni.

Koronakriisi on iso sukupolvikokemus ja ulkoinen sokki, jonka tulemme muistamaan. Nyt laiva on myrskyssä, mutta pitää vain pitää kaiteesta kiinni.

Kriisi on arvojen näytönpaikka

Poikkeustilanteesta selviäminen edellyttää luottamusta: eri osapuolten pitää pystyä luottamaan siihen, että vaikeillakin ratkaisuilla pyritään hyvään lopputulokseen.

Johtaja ja koko työyhteisö rakentaa luottamusta myös normaalioloissa, ja tämä työ kantaa hedelmää kriisioloissa. Kriisissä luottamusta voi vahvistaa niin, että yrittää avata tilannetta.

Toivoisin, että johtajat pitäisivät nyt huolta ihmisistä ja kulttuuristaan. Firman arvot ja työntekijäkokemus rakentavat brändiä ja työnantajakuvaa, ja ne punnitaan nyt. Kriisissä täytyy tehdä arvojen mukaisia ratkaisuja, mutta toisaalta olla rohkea ja uudistua.

Moni organisaatio joutuu tekemään kipeitä ratkaisuja. Paikoilleen ei voi jäädä, joten nyt tarvitaan rohkeutta ja rakkautta. Ne ovatkin molemmat Duunitorin tärkeimpiä arvoja."

Lue myös:

Kolme pomoa kertoo, miltä tuntuu antaa potkut – kuin hyvästit perheenjäsenelle tai jopa nautinnollista

Hyvä työilmapiiri vaatii hyvää johtamista – tämä lannistava tapa voi myrkyttää työyhteisön

Laitatko itsesi peliin vai työnnätkö pääsi pensaaseen? Kasvollinen johtaminen korostuu kriisitilanteissa

Johtaja, näin tunnistat tiimiläisten vahvuudet – esitä muutama ratkaiseva kysymys