Valuuko työaika käsistäsi? Näillä 9 keinolla selätät työpäivän häiriötekijät

Tuntuuko, että työaika on täynnä keskeytyksiä? Se on kuormittavaa ja johtaa helposti siihen, että työt valuvat iltoihin ja viikonloppuihin. Lue, miten voit kesyttää työpäivien häiriöt ja keskeytykset.

Katkaisetko keskittymistäsi itse kurkkimalla sähköpostin ilmoituksia tai puhelinta? Tuleeko joku työpisteellesi höpöttämään? Häiritsevätkö avokonttorin äänet?

Jos tämä kuulostaa tutulta, on aika ottaa oma työaika haltuun.

Ohjelmistoyritys Basecampin perustajat Jason Fried ja David Heinemeier Hansson kertovat uutuuskirjassaan Kesytä töiden hullunmylly (Atena Kustannus 2019), kuinka antaa lähtöpassit työn kaaokselle, ahdistukselle ja nykyisen työkulttuurin paholaisille: jatkuville keskeytyksille.

1. Hankkiudu eroon turhista palavereista

Olet takuulla istunut joskus palaverissa ja ihmetellyt, miksi olet siellä. Alkanut jo ensimmäisten minuuttien jälkeen näprätä puhelintasi ja istunnon jälkeen todennut, että tämän olisi voinut hoitaa vaikka sähköpostitse. Tällaiset kokoukset ovat täysin työajan haaskaamista.

Vaadi tietää etukäteen palaverin agenda ja sinun roolisi siellä. Valmistaudu.

Turhia palavereja voi karsia esimerkiksi kirjoittajien yrityksen mallilla: työntekijät kirjoittavat lyhyitä tiedonantoja päivittäin tai viikoittain. Toiset voivat lukea niitä silloin, kun heillä on sopiva hetki. Näin voidaan säästää kymmeniä työtunteja viikossa ja annetaan mahdollisuus keskeytymättömään työntekoon.

Lue myös: Ärsyttävätkö palaverit? Näin vältät yleiset virheet – katso muistilista parempiin kokouksiin

2. Älä silppua tunteja

Kuinka kauan yleensä voit keskittyä yhtäjaksoiseen työntekoon: tunnin, puoli tuntia, 10 minuuttia?

Pirstaleinen työaika tekee tehottomaksi ja lisää stressiä. Jos työtuntisi ovat yhtä silppua, mieti, mistä tai kenestä keskeytykset johtuvat.

Lue myös: Joko tunnet Pomodoro-tekniikan? Yksinkertainen sääntö antaa yllättävää tehoa työpäivään

3. Lopeta puuhastelu

Touhuaminen ja puuhastelu eivät ole tehokasta toimintaa. Ne ovat aikasyöppöjä ja tuovat kiireen tuntua.

Pysähdy miettimään, miten vähän voisit tehdä töitä. Mitä kaikkea voit karsia? Mikä on turhaa? Yritä kutistaa tehtävälistaa, älä kasvata sitä entisestään.

Kun työajan hyödyntää tehokkaasti, jää aikaa muullekin elämälle: vapaa-ajalle, läheisille, palautumiselle ja harrastuksille.

Lue myös: Ihmetyttääkö työkaverin laiskuus? Jonna Kaminen on ylpeästi laiska – ja tästä syystä se on hyvä juttu

4. Älä uhraudu tai uhriudu

Kuvailisitko itseäsi työhakemuksessa sanalla ahkera? Onko sinulla omasta mielestäsi korkea työmoraali? Koetko olevasi kovempi paiskimaan hommia kuin muut? 

Ahkeruus ja erinomainen työmoraali eivät tarkoita sitä, että uhraudut yrityksen puolesta aina kun voit. Ne tarkoittavat sitä, että teet mitä lupaat, paneudut työtehtäviisi työpäivien ajan, kunnioitat työtäsi, asiakkaitasi ja työkavereitasi, et tuhlaa aikaa, keksi muille turhia töitä tai toimi muiden työntekoa vaikeuttavana pullonkaulana.

Tärkeintä on olla perushyvä: luottamuksen arvoinen tyyppi, jonka kanssa on mukava tehdä töitä. Itseään uhraamalla ei pääse eteenpäin tai rauhoita omaa työtään.

Lue myös: Tutkijalta tyrmäys perfektionismin ihannoinnille – tunnistatko piirteet, jotka voivat johtaa uupumukseen?

5. Valitse häiriötön työskentelypaikka

Mihin menisit, jos haluaisit tehdä töitä rauhassa ja häiriöttä? Harvalla se on työpaikka – tai sitten sinne menee joko aamukuudelta, iltamyöhällä tai viikonloppuna.

Liian moni meistä on tilanteessa, jossa ei saa töitä tehdyksi työpaikalla työajalla. Tämä johtuu suurimmaksi osaksi siitä, että niin moni työpaikka on kuin viimeisen päälle rasvattu keskeytysautomaatti. Merkittävimmät häiriötekijät löytyvät työpaikan sisältä, ei ulkoa. Häiriötä aiheuttavat kollegat, palaverit, ahtaat tilat, puhelimet, pikaviestipalvelut…

6. Chatit kiinni, vastaanotto auki

Yritykset kuvittelevat tehostavansa kaikkien työaikaa erilaisilla pikaviestipalveluilla. Tämän lisäksi sähköposti on jatkuvasti tukossa ja puhelin pirisee. Jatkuvasti oletetaan ja odotetaan välitöntä reagointia.

Jatkuvasti tavoitettavissa oleminen stressaa ja tuhoaa keskittymisen varsinaiseen työhön.

Kirjan kirjoittajat päättivät ratkaista nykypäivän ongelman tuomalla yliopistomaailmasta tutut vastaanottotunnit työpaikalleen. Heidän asiantuntijansa ovat ilmoittaneet, milloin he ovat tavattavissa: yksi tunnin kerran viikossa, toinen joka päivä pienen hetken.

Muina aikoina heitä ei saa pommittaa. Näin työpäivään jää pidempiä keskeytyksettömiä ajanjaksoja kaikille – eikä välitöntä vastausta oikeasti tarvitse kuin ani harvoin.

7. Älä anna varastaa aikaasi

Onko työkalenterisi kaikille avoin? Voiko kuka tahansa avata kalenterisi, etsiä sieltä vapaan hetken ja vallata sen? Friedin ja Heinemeier Hanssonin mukaan julkinen kalenteri on yksi modernin ajan viheliäisimpiä keksintöjä.

Kun kuka tahansa pääsee käsiksi kalenteriisi ja voi lisätä sinne tapaamisia, työaika pirstaloituu väistämättä. Aika ei ole sinun hallinnassasi. Tyyni työelämä on tällöin mahdotonta. Stressi on pysyvää ja mieltä kalvaa tunne, etteivät omat työ etene toisten takia.

Älä anna muiden varastaa aikaasi. Varaa kalenteristasi selkeitä aikoja, jolloin edistät omia tehtäviäsi, eikä sinua saa kutsua palaveriin. Tämä ei ole itsekkyyttä, vaan fiksua ajankäyttöä.

Muista myös ennen kuin nappaat kollegasi kalenterista tunnin sieltä ja toisen täältä, punnitse tarkkaan, onko tapaaminen välttämätön. Harvoin on.

8. Älä keskity näyttämään tehokkaalta, vaan ole tehokas!

Tiedätkö aina missä kollegasi ovat? Koetko, että menemisiä kytätään? Vanhanaikainen uskomus istuu yhtä tiukassa: jos työntekijää ei näy, mistä voi tietää, tekeekö hän todella töitä.

Käännetään tämä toisin päin: mistä tiedät, tekeekö kollegasi töitä, vaikka hän istuisi työpisteellään tai pikaviestin näyttäisi aktiivisuutta?

Ainoa tapa tietää, tekeekö toinen oikeasti töitä, on nähdä työn tulos – ja se on pomon tehtävä. Jatkuva kyttäys ei ainakaan lisää työn tulosta.

Erilaiset chat-työkalut kertovat, jos joku on ollut viisikin minuuttia offline-tilassa. Meidät kahlitaan väripalloihin: vihreä on tavattavissa, punainen poissa työpisteeltä.

Ongelmallista tämä on siksi, että vihreä valo houkuttelee häiriköijiä kuin lanta kärpästä. Kokeilepa laittaa chattiin ensin kolmeksi tunniksi tavattavissa-status ja sen jälkeen kolmeksi tunniksi poissa-status. Kuinka paljon enemmän saat aikaiseksi, kun olet poissa?

9. Nauti paitsijäämisen ilosta

The fear of missing out eli FOMO eli paitsijäämisen pelko on varmasti tuttu konsepti. Se saa meidät jatkuvasti vilkuilemaan sosiaalisen median kanavia ja uutissovelluksia. Entä jos missaan jotain?

Tämä ilmiö on tunkeutunut myös työelämään. Jos viestintävälineitä ei kurki vähän väliä, selkäpiissä alkaa kalvaa pelko, meneekö jokin tilanne nyt ohi.

Fried ja Heinemeier Hansson kuitenkin kannustavat nimenomaan jäämään paitsi asioista – ja tuntemaan siitä iloa! The joy of missing out eli paitsi jäämisen ilo antaa pontta padota epäolennaisen tiedon ja keskeytysten tulva. Silloin voi oikeasti keskittyä merkityksellisiin työtehtäviin.

On täysin turhaa seurata keskusteluja reaaliajassa, voit lukea koosteen myöhemmin. Sitä paitsi tärkeistä asioista kyllä tiedotetaan.

Lue myös:

Tuntuuko, ettet saa tarpeeksi aikaan? Ota nämä itsensä johtamisen keinot käyttöön

Laiskuus on luovuuden lähde – onko pysähtyminen kiireen keskellä mahdollista sinun työpaikallasi?

Miksi valitset kiireen, kysyy Anna Perho kolumnissaan – ”Kiireisen elämän valitsevat ovat laiskureita tai pelkureita”