Onko työpaikallasi käytäntöjä, jotka joutaisivat romukoppaan? Näillä vinkeillä ne päätyvät sinne

Kuinka usein eteesi työelämässä on tullut käytäntö, jonka hyödyllisyyttä kukaan ei osaa (enää) perustella? Aki Ahlroth kertoo kolumnissaan, kuinka tällaisia käytäntöjä voi aktiivisesti tunnistaa ja miten niistä päästään parhaiten eroon.

Kolumni on julkaistu ensimmäisen kerran 8.1.2019

Vuosia sitten seurasin läheltä erään asiantuntijan työskentelyä. Ihmettelin työn koukeroisuutta ja uskaltauduin kysymään, miksi yksinkertaiset asiat hoidetaan niin monimutkaisella tavalla. ”En mää vaan tiedä”, työntekijä sanoi, kohautti olkapäitään ja jatkoi töitään kuin ohjelmoituna.

Mikä on käytäntö?

Määritelmällisesti käytäntö on toimivaksi todettu, järjestelmällisyyteen pyrkivä toimintatapa. Kuulostaa varsin järkevältä, eikö?

Herää kuitenkin kysymys, milloin käytäntö on edellisen kerran todettu toimivaksi. Tänä vuonna? Kolme vuotta sitten? Vai 1990-luvulla, kun Hillevi vielä toimi laatupäällikkönä?

Toisaalta käytäntö pyrkii järjestelmällisyyteen, eikä sen edellytetä maksimoivan esimerkiksi asiakasarvon tuottoa. Se kumpuaa maailmankuvasta, jossa ihmiset ovat koneen osia ja tekevät asiat millimetrin tarkasti samalla tavalla.

Käytäntö on aikansa lapsi

Käytäntö voi olla syntyessään hyvinkin toimiva; aikansa lapsi, jolle on helppoa naureskella jälkikäteen. Käytäntö menettää kuitenkin toimivuutensa pysyessään samana organisaation rakenteen, kulttuurin ja toimintaympäristön muuttuessa. Siksi käytäntöjen mukautuvuudelle pitää antaa entistä enemmän painoarvoa.

Pahimmillaan työpaikoilla noudatetaan käytäntöjä, joiden luoja on ehtinyt olla kymmenkunta vuotta eläkkeellä. Asiaa ihmettelevä saa selitykseksi, että näin on aina tehty.

Käytäntöjen kehittäminen tulee olla tiimin itsensä vastuulla. Vain heillä on edellytykset arvioida käytäntöjen toimivuutta arjessa ja palauttaa huonosti toimivat käytännöt takaisin suunnittelupöydälle.

Laitostuneet työntekijät eivät osaa, uskalla tai jaksa kyseenalaistaa tällaisia käytäntöjä, vaan ovat lannistuneet tällaisten hölmöyksien toteuttajiksi. Usein ei ole edes selvää, kenen vastuulla käytäntöjen muuttaminen ylipäätään on.

Kun kukaan ei kyseenalaista käytäntöjen toimivuutta, niiden noudattamista jatketaan vielä parasta ennen -päivämäärän jälkeenkin. Jos tätä tapahtuu kaikkialla organisaatiossa, menestystä ei kannata odotella hengitystään pidätellen.

Vakiointia vai jatkuvaa parantamista?

Järjestelmällisyyden tavoittelu johtaa usein asioiden hallinnolliseen optimointiin. Asiakas on yhä vain harvoin keskiössä uusia käytäntöjä suunnitellessa. Prosessikaavion piirtäminen pitäisi aina aloittaa asiakasta kuvaavasta laatikosta.

Paljon tärkeämpää näyttää olevan jonkin lomakkeen matka eri organisaation tasoilta ja siiloista toiseen. Sekä tämän ja tuon allekirjoituksen saaminen sen jälkeen, kun lomakkeet ovat ensin ehtineet lojua viikkokaupalla työpöydillä. Valtavasti pakertamista, joka ei hyödytä asiakasta millään tavalla.

Toisaalta voidaan kyseenalaistaa, onko asioiden vakiointi ylipäätään järkevää maailmassa, jossa emme tammikuussa tiedä, miltä maailma näyttää huhtikuussa. Vakiointivimmasta luopuminen antaisi mahdollisuuden vaalia jatkuvan parantamisen periaatetta.

Säilytä, muuta tai poista käytäntö

Mikä siis neuvoksi? Ehdotan, että jokainen tiimi auditoi 3-6 kuukauden välein keskeisimmät käytäntönsä ja jakavat ne kolmeen kategoriaan:

1. Säilytä
2. Muuta
3. Poista

Säännölliset auditoinnit pakottavat tiimin tarkastelemaan kriittisesti käytäntöjään ja tarjoavat aihetta koskevalle keskustelulle ajan ja paikan.

Uskon, että näin edistetään työn toimivuutta, turhasta työstä luopumista ja asiakasarvon luomista. Jälkimmäinen toki edellyttää, että organisaation sisäisen hallinnoinnin kehittäminen lakkaa olemasta tärkein päämäärä.

Kun käytännöt rakennetaan palvelemaan ensisijaisesti asiakasta, sisäiset toimintatavat kevenevät ja tehostuvat samalla.

Kuten edellä mainitusta ehdotuksesta käy ilmi, käytäntöjen kehittämisen tulee olla tiimin itsensä vastuulla. Vain heillä on edellytykset arvioida käytäntöjen toimivuutta arjessa ja palauttaa huonosti toimivat käytännöt takaisin suunnittelupöydälle.

Lue myös:

Näin mittarointi teki minusta surkean tiimipelaajan ja asiakaspalvelijan

Direktio-oikeus on ammattitaidottoman esimiehen suojaverkko

Aki Ahlrothin kolumnit