Rakentava palaute on arvokas lahja – 5 tapaa, joilla paketoit sen fiksummin

Rakentava palaute auttaa kehittymään ja tunnistamaan omat vahvuudet. Sen antaminen on kuitenkin taitolaji. Lue, miten voit oppia antamaan parempaa palautetta.

Nykyinen työelämä on kiireistä ja vaatii jatkuvaa reagoimista. Siksi moni ehtii pohtia omia onnistumisen hetkiä tai omaa osaamistaan usein turhan vähän. Työkaverin tai esihenkilön antama rakentava palaute on siksikin arvokas lahja, jota arvostetaan – kunhan sen vain saa oikeanlaiseen pakettiin käärittynä.

Kokosimme yhteen vinkit, joiden avulla annat onnistuneesti palautetta:

1. Rakenna, älä hajota

Palaute voidaan jakaa karkeasti kahteen eri lajiin: positiiviseen ja negatiiviseen. Positiivista palautetta tarvitaan, jotta työmotivaatio pysyy yllä ja työyhteisön henki hyvänä. Työssä ei kuitenkaan voi kehittyä, jos ei koskaan saa negatiivista palautetta.

Negatiivinen palaute voidaan jakaa karkeasti rakentavaan ja hajottavaan palautteeseen. Rakentava palaute on asiallista ja koskee työasioita. Siinä ei koskaan mennä henkilökohtaisuuksiin, vaan idea on kehittää yhdessä ratkaisuehdotuksia.

Hajottava palaute puolestaan on asiatonta ja puuttuu palautteen saajan henkilökohtaisiin ominaisuuksiin. Siinä perustelut ovat heikot tai puuttuvat kokonaan eikä palautteen antaja tarjoa ratkaisuehdotuksia tai mahdollisuutta kehittyä työssä.

2. Kunnioita toista – ja muista perustelut

Miten siis rakentaa uutta sen sijaan, että hajottaa vanhaa? Muista aina kunnioittaa palautteen saajaa. Rakentavaksi ja hyödylliseksi koetun negatiivisen palautteen tärkein avainsana on oikeudenmukaisuus. Kun ihminen tuntee, että häntä kohdellaan oikeudenmukaisesti, hän myös todennäköisemmin hyväksyy kritiikin.

Oikeudenmukainen palaute on konkreettista ja hyvin perusteltua. Se sisältää kritiikin lisäksi järkeviä ratkaisuehdotuksia ja positiivista palautetta.

Huomioi myös palautteen saajan tarve säilyttää kasvonsa. Meille kaikille on tärkeää pitää kiinni omasta ylpeydestämme, eikä sen murskaaminen ole kenenkään etu. Hyvä itsetunto kestää rakentavan kritiikin, mutta hajottava tekee kolhun jopa teräksiseen itsetuntoon.

3. Käy aitoa keskustelua

Palautteen antamisen tulee olla dialogi, jossa pohditaan yhdessä samaa asiaa eikä vain keskitytä toisen osapuolen tekemiin virheisiin. Yhteisessä keskustelussa myös palautteen saajalla on mahdollisuus esittää asiaan näkemyksensä, perustelunsa ja ratkaisuehdotuksensa.

4. Harkitse sanojasi

Kiinnitä huomiota kielenkäyttöösi. Hajottava palaute pitää usein sisällään loukkaavaa tai muuten negatiivista kieltä. Vaikka palaute itsessään olisi aiheellista, sen perille meneminen kärsii, jos sanavalinnat loukkaavat palautteen saajaa.

Mieti siis ennen kuin päästät sanat suustasi. Älä myöskään korota ääntäsi tai huuda.

5. Valitse oikea paikka ja kanava

On tärkeää antaa ja saada tarkkaa palautetta oikeaan aikaan. Monessa työpaikassa varataan palautteenantoon keskusteluaikaa puolivuosittain tai vuosittain. Tämän lisäksi palautetta pitää antaa ihan tavallisessa arjessa koko ajan.

Mieti kuitenkin, missä ja millä kanavalla palautetta annat. Kukaan ei halua tulla nolatuksi muiden ihmisten edessä. Siksi voi olla hyvä idea antaa varsinkin kriittinen palaute yksityisesti eikä koko tiimin läsnä ollessa. Silloin palaute menee varmemmin perille ja on helpompaa keskittyä asiaan eikä palautteen aiheuttamiin tunteisiin.

Muista kuitenkin, että positiivisen palautteen saaminen julkisesti tuntuu yleensä hyvältä. Älä piilota sitä vain kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Myös viestintäkanavalla voi olla vaikutusta siihen, miltä palaute tuntuu ja miten se vaikuttaa. Perinteistä kasvokkain viestimistä arvostetaan usein eniten, mutta varsinkin negatiivisen palautteen antaminen kasvokkain saattaa tuntua epämiellyttävältä. Joskus se jää tästä syystä jopa antamatta, mikä on huono juttu sekä sille, jonka pitäisi kehittää tekemistään, että koko työyhteisölle.

Jos negatiivisen palautteen antaminen kasvotusten on liian haastavaa, voit kokeilla antaa sitä esimerkiksi viestillä. Palautteesta on silti keskusteltava – sähköiset välineet eivät poista tätä vastuuta. Kannattaa harkita jatkokeskustelua kasvotusten. Joka tapauksessa on parempi, että palautteen antaa jossain muodossa, kuin että se jää kokonaan antamatta konfliktien pelossa.

Kun satsaat rakentavaan palautteeseen, saat parempia tuloksia

Aina välillä kuulee, ettei palautteen antamisen pitäisi olla niin vaikeaa – että pitäisi keskittyä asioihin eikä siihen, miten ne sanotaan. Me ihmiset olemme kuitenkin erilaisia ja reagoimme asioihin eri tavoin. Jos voit maksimoida palautteen perille menemisen, mikset tekisi niin?

Satsaa siis siihen, miten ja missä palautteesi annat. Tällöin kriitikin vastaanottaja kuuntelee sinua ja todennäköisemmin myös muuttaa toimintaansa toivottuun suuntaan.

Kun työpaikka tuntuu työntekijöistä reilulta, lisääntyy myös työyhteisön sisäinen positiivinen ajattelu ja toiminta. On helpompaa olla kohtelias, huomaavainen ja oikeudenmukainen kun kokee, että itseä kohdellaan samoin.

Negatiivisen palautteen antaminen tuntuu monesta vaikealta. Siksi etenkin johtajan esimerkillä on iso merkitys. Asiansa osaava esihenkilö luo työpaikalle hyvän ilmapiirin, jossa avoin keskustelu on arkea eikä vain sanoja. Avoin dialogi sitouttaa työntekijät ja pitää motivaation korkealla – myös silloin, kun saa negatiivista palautetta.

Ja lopulta tyytyväiset ja motivoituneet työntekijät ovat paras lahja, mitä yksikään työpaikka voi saada.

Lue myös:

Tällainen palaute vahingoittaa – asiantuntija kertoo 5 tapaa, jotka korjaavat tilanteen

Hyvä työilmapiiri vaatii hyvää johtamista – tämä lannistava tapa voi myrkyttää työyhteisön

7 vaiettua asiaa työpaikalla – nämä asiat pomosi haluaisi sinun tietävän