Näin löydät hakemusten joukosta sopivimmat ehdokkaat

Hakemuksia arvioidessa tärkeintä on selvittää avoimen tehtävän kannalta olennaisimmat osaamisalueet ja ominaisuudet. Lue artikkelista, miten valitset hakemusten perusteella jatkoon etenevät hakijat.

Hakijoiden arviointia tehdään useassa rekrytointiprosessin vaiheessa: ensin hakemusten joukosta pyritään löytämään potentiaaliset haastatteluvaiheeseen etenevät hakijat. Myöhemmin haastattelu- ja arviointivaiheessa paneudutaan syvällisemmin hakijoiden osaamiseen, potentiaaliin ja motivaatiotekijöihin, jotta tehtävään löytyisi sopivin osaaja.

Miten valita jatkoon etenevät kandidaatit?

Kun olet saanut tehtävästä kiinnostuneita hakijoita, on aika tehdä hakemusten esikarsinta, eli valita haastatteluihin tai muihin seuraaviin vaiheisiin  etenevät hakijat. 

Esikarsinta tehdään yleensä hakemusdokumenttien, kuten CV:n tai LinkedIn-profiilin, hakemuskirjeen tai muulla tavalla vastaanotetun hakemuksen, pohjalta. CV:stä tai LinkedIn-profiilista käy tyypillisesti ilmi ehdokkaiden työhistoria, koulutustausta sekä osaaminen ja taidot. Hakemuskirjeestä puolestaan saat tietoa siitä, miksi hakija on kiinnostunut avoimesta työstä ja mitkä ovat hakijan oman käsityksen mukaan hänen vahvuutensa kyseiseen työhön.

Kun käyt läpi hakemuksia ja valitset jatkoon eteneviä hakijoita, on syytä palata rekrytoinnin alussa määriteltyyn hakijaprofiiliin. Vertaa hakijoista saatuja tietoja hakijaprofiilissa määriteltyihin tärkeimpiin kriteereihin, jolloin erotat parhaiten etsittävään profiiliin sopivat hakijat. 

Tyypillisesti hakemuksista on helppoa tunnistaa koulutukseen, työkokemukseen, erityisosaamiseen sekä taitoihin liittyviä tekijöitä. Työskentelytyylistä, persoonasta, motivaatiosta, yhteistyötaidoista ja muista kompetensseista puolestaan saa luotettavammin tietoa vasta myöhemmissä vaiheissa.

Mihin hakemuksissa kannattaa kiinnittää huomiota?

Rekrytoinnissa tärkeintä on selvittää, onko hakijoilla riittävät edellytykset avoimessa tehtävässä menestymiseen. Tarkoituksena on siis arvioida hakijoiden osaamista, motivaatiota sekä kompetensseja suhteessa työn vaatimuksiin – ei hakijan taitoja CV:n tekemisessä tai työnhaussa. 

Hakemuksia arvioidessasi kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

• Hakijan taidot, tiedot ja substanssiosaaminen suhteessa hakijaprofiiliin. Työhakemuksista kannattaa pyrkiä selvittämään osaamisen valmiustaso suhteessa työtehtävään. Onko hakijalla riittävästi kokemusta ja näyttöjä kriittisimmiltä osa-alueilta? Työnantajan määrittämien osaamiskriteerien lisäksi rekrytoija voi keskittyä työnhakijoiden itse esiin nostamiin osaamisalueisiin: mitä uutta osaamista hakija toisi mukanaan ja miten se voisi viedä organisaation tavoitteita eteenpäin?
• Hakemuksen kohdistaminen. Löytyykö hakemuksesta, CV:stä tai LinkedIn-profiilista tietoa niistä asioista ja osaamisalueista, joita työpaikkailmoituksessa on edellytetty? Jos hakudokumentit ovat liian yleisluonteiset eivätkä vastaa suoraan työpaikkailmoituksessa esitettyihin asioihin, on hakijan soveltuvuudesta vaikeaa tehdä johtopäätöksiä.
• Menestymisen kaavat ja oppimisvalmius. Muuttuvassa työelämässä työntekijän sopeutumiskyky ja valmius oppia uutta ovat tärkeitä monessa tehtävässä. Kun käyt hakemuksia läpi, kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, mitä työnhakijan työhistoria kertoo hänen kyvystään menestyä ja kehittyä erilaisissa organisaatioissa, tehtävissä ja tilanteissa. Tätäkin puolta kannattaa arvioida suhteessa avoimen roolin tavoitteisiin ja siihen, mitä siinä menestyminen tosiasiassa edellyttää.
• Muut tehtävän kannalta olennaiset huomiot. Jos haet osaajaa esimerkiksi visuaalisen viestinnän tehtäviin, on luontevaa arvioida hakudokumenttien tai hakijan mahdollisesti toimittaman portfolion visuaalisuutta. Vastaavasti jos kirjallinen ilmaisu on avoimen tehtävän kannalta olennaista, hakemuksessa kannattaa kiinnittää huomioida kirjoitustaitoon.

Älä tee vahingossa syrjiviä päätöksiä

Rekrytointisyrjintä on Suomessa lailla kiellettyä, ja yhdenvertaisuuslaki kieltää syrjinnän iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella.

Vaikka syrjintä on kiellettyä, eri selvitysten mukaan sitä tapahtuu työelämässä ja myös rekrytoinnissa. Monesti syrjintä on tiedostamatonta.

Kun käsittelet hakemuksia, pidä huoli siitä, ettet tee oletuksia esimerkiksi hakijan iän, nimen, sukupuolen tai asuinpaikkakunnan pohjalta. Nuoresta iästään huolimatta hakija voi olla osaava, ja toisella puolella maata asuva henkilö voi olla etsimässä työtä uudelta paikkakunnalta.

Hanki tarvittaessa lisätietoa

Hakijaehdokkaiden arviointia ei tarvitse perustaa pelkkiin hakemuksiin. Jos saat paljon potentiaalisia hakijoita, voi tärkeimmät kriteerit täyttäviä hakijoita olla niin paljon, että kaikkien kanssa ei ole mahdollista edetä varsinaisiin haastatteluihin. Päätöksenteon helpottamiseksi voit tarvittaessa hyödyntää esimerkiksi ennakkotehtäviä, lyhyitä puhelinhaastatteluja tai videohaastatteluja, joissa hakija vastaa nauhoittamillaan videoilla muutamaan täsmäkysymykseen. 

Hakijoiden esikarsinta Duunitorin Dialogilla

Kun hyödynnät rekrytoinnissasi Duunitorin Dialogia, ensimmäisessä hakuvaiheessa hakijat vastaavat yhdessä Duunitorin asiantuntijan kanssa määriteltyihin hakukysymyksiin, joiden tarkoituksena on selvittää tehtävän kannalta olennaisin osaaminen, kokemus, koulutus ja mahdolliset muut tehtävässä menestymisen kannalta kriittiset tekijät. Et siis saa ensimmäisessä vaiheessa lainkaan CV:tä tai perinteistä hakemuskirjettä. LinkedIn-profiilin kysyminen on mahdollista, ja sitä suosittelemme harkitsemaan kohderyhmän mukaan.

Dialogilla hakemusten läpikäyminen vie huomattavasti vähemmän aikaa kuin perinteisten hakemuskirjeiden ja CV:iden läpikahlaaminen. Hakijat ovat myös samalla viivalla keskenään, koska kaikki vastaavat samoihin, tehtävän kannalta tärkeimpiä kriteerejä selvittäviin kysymyksiin. 

Dialogin hakukysymyksiä määriteltäessä on hyvä miettiä, mikä on paras mahdollinen vastaus hakijoille esitettyyn kysymykseen. Dialogiin kuuluva rekrytoijan työkalu sisältää arviointitoiminnon, jossa vastauksia voi arvioida kolmiportaisella asteikolla. 

Kysymyksiä määriteltäessä kannattaa miettiä, millä vastausyhdistelmillä hakija pääsee varmasti jatkoon, millaiset vastaukset vaativat lisäharkintaa ja millä vastauksilla hakijan kanssa ei kannata jatkaa rekrytoinnissa. Kun olet arvioinut vastausvaihtoehdot ennakkoon, helpotat hakemusten läpikäyntiä entisestään.

Jos saat Dialogilla ison määrän hakijoita, jotka täyttävät kriteerisi ja pääsevät ennakko-arviointisi perusteella rekrytoinnin seuraavan vaiheeseen, voit kysyä heiltä lisätietoja tietyistä askarruttamaan jääneistä kysymyksistä esimerkiksi Dialogin viestintätyökalun avulla. 

Lisätietoja hakijoiden osaamisesta saat myös hakijan valmiuksia kartoittavan ennakkotehtävän avulla. Halutessasi voit myös tehdä lyhyet puhelinhaastattelut isommalle joukolle, jotta saat lisätietoa hakijan motivaatiosta, odotuksista työlle sekä syvällisempää tietoa heidän työhistoriastaan, jolloin jatkohaastatteluihin etenevien hakijoiden valinta helpottuu.