Hyödynnä tehtäviä hakijoiden arvioinnissa – näiden vinkkien avulla onnistut

Mietitkö, miten saisit lisää tietoa työnhakijoiden taidoista ja ominaisuuksista? Hakijoilla teetettävillä tehtävillä saat paremman ymmärryksen hakijoiden osaamisesta.

Kun arvioit työnhakijoiden osaamista ja potentiaalia, voit teettää hakijoilla tehtäviä, jotka antavat lisätietoa hakijoiden osaamisesta, ominaisuuksista sekä motivaatiosta. 

Tehtäviä voit hyödyntää eri vaiheissa rekrytointia: ennakkotehtävät auttavat valitsemaan haastatteluvaiheeseen etenevät hakijat, haastatteluvaiheen yhteydessä teetettävillä tehtävillä saat puolestaan syvempää tietoa tehtävässä tarvittavasta substanssi- tai syväosaamisesta tai muista olennaisista kompetensseista.

Tehtävät vähentävät virherekrytointien määrää, sillä niiden perusteella saat helposti vertailtavaa tietoa kärkihakijoiden edellytyksistä menestyä avoimessa roolissa.

Ennakkotehtävät

Mikäli hakemusten perusteella useampi hakija osoittautuu potentiaaliseksi, heillä kannattaa teetättää ennakkotehtävä, joka auttaa löytämään eroja potentiaalisten hakijoiden välillä ja valitsemaan työhaastatteluun kutsuttavat hakijat. Esimerkiksi sadan laadukkaan hakemuksen joukosta voi olla vaikea karsia ensimmäiselle haastattelukierrokselle vain viisi parasta ilman mitään lisätietoa. 

Tietyillä aloilla ennakkotehtävien teettäminen on suotavaa, koska hakemuksen ja CV:n tiedot eivät aina kerro hakijan todellisesta osaamista ja työnjäljestä. Tällaisia ovat esimerkiksi luovien alojen tehtävät kuten graafinen suunnittelu, koodaaminen ja sisällöntuotanto.

Ennakkotehtävän tekeminen on aina iso ajallinen panostus hakijalle. Tehtävän teettäminen vaikuttaa siten myös hakijakokemukseen. Siksi on tärkeä punnita tarkasti, tarvitaanko ennakkotehtävää ollenkaan.

Ennakkotehtävä kannattaa ottaa prosessiin mukaan vain silloin, kun se tuo selkeää lisäarvoa. Sitä ei kannata teettää kovin monella hakijalla – noin kymmenen hakijaa on sopiva määrä riippuen toki myös siitä, kuinka montaa tekijää ollaan rekrytoimassa. Tehtävän teettäminen ja arviointi vievät aikaa sekä hakijalta että rekrytoijalta.

Ennakkotehtävän aikatauluun on hyvä jättää väljyyttä. Hakijoiden on reilua antaa käyttää ainakin yksi kokonainen vapaapäivä ennakkotehtävän tekemiseen, joten siksi vastausaikaan kannattaa mahduttaa yksi viikonloppu.

Haastatteluvaiheen tehtävät

Joskus hakijan todellisesta osaamisesta ja taidoista voi olla vaikeaa saada kattavasti tietoa haastatteluissa käytyjen keskustelujen ja työhaastattelujen perusteella. Silloin haastatteluun kutsuttujen ehdokkaiden arviointiin kannattaa sisällyttää tehtävä, jossa mitataan tehtävässä suoriutumisen kannalta tärkeitä ominaisuuksia.

Tehtävän voi toteuttaa haastattelun yhteydessä niin, että hakija tekee sen ennen tai jälkeen varsinaisen haastattelutilanteen. Hakijaa voi pyytää tekemään tehtävän myös omalla ajalla ennen haastattelua niin, että hakija palauttaa tai esittelee tehtävän haastattelun yhteydessä. Tällaisessa tapauksessa kannattaa varmistaa, että kaikilla hakijoilla on käytettävissä riittävästi aikaa tehtävän valmisteluun.

Tehtävän sisältö valitaan sen mukaan, mitä osaamista tai ominaisuuksia tehtävällä halutaan selvittää. Esimerkiksi kääntäjän rekrytoinnissa on luontevaa pyytää hakijaa tekemään käännöstehtävä sellaisesta materiaalista, jota työssä tyypillisesti käännetään. Projektipäällikköä rekrytoitaessa hakijalle voi taas antaa projektiin liittyvää materiaalia tutustuttavaksi ja pyytää häntä valmistelemaan projektille toteutussuunnitelma ja aikataulu. Konsultoivaan rooliin hakevia ehdokkaita voi pyytää valmistelemaan laajan pohjamateriaalin perusteella esityksen ja esittämään sen haastattelutilanteen yhteydessä. 

Ota nämä asiat huomioon tehtävän suunnittelussa

Tehtävän suunnittelu kannattaa aloittaa miettimällä, millaisia ominaisuuksia tai taitoja halutaan arvioida. Tässä vaiheessa voi palata prosessin alussa määriteltyihin rekrytointikriteereihin ja hakijaprofiiliin. Tehtävällä voidaan selvittää esimerkiksi hakijan taitoja, toimialatietoutta tai substanssiosaamista.

Kun haettava profiili on palautettu mieleen, mieti, millainen tehtävä toisi esille näitä haluttuja ominaisuuksia. Esimerkiksi viestintäasiantuntijaa haettaessa tehtävänä voi toimia tiedotteen kirjoittaminen, ohjelmistokehittäjäkandidaatilla kannattaa teettää koodaustehtävä ja graafista suunnittelijaa voi pyytää kertomaan itsestään julisteen muodossa. Mikä tahansa ala tai tehtävä onkaan kyseessä, tehtävän mittakaava kannattaa pitää aina mahdollisimman kevyenä ja maltillisena. 

Voit valita kaikille hakijoille saman toteutusmuodon ja antaa selkeät ohjeet, missä muodossa tehtävä pitää palauttaa. Jos haluat arvioida hakijoiden luovuutta ja persoonaa, toteutusmuodon voi myös jättää hakijan päätettäväksi. Silloin tuloksena voi olla videoita, powerpoint-esityksiä, portfolioita tai mitä tahansa muuta.

Näin pisteytät tehtävät – mieti mittarit etukäteen ja arvioi oikeita kriteerejä

Tehtävien vastaanottamisen jälkeen on aika arvioida ja pisteyttää hakijat tehtävien perusteella. Kaikki hakijat kannattaa arvostella samalla tavalla, ja siksi tehtävien arviointikriteerit on hyvä miettiä jo etukäteen selkeiksi. 

Tehtävien tulosten perusteella voidaan pisteyttää esimerkiksi hakijoiden toimialatieto, substanssiosaaminen tai muu tehtävän kannalta relevantti taito, kuten kirjoitustaito, luovuus, esiintymistaidot tai vaikkapa kyky poimia olennainen tieto isosta datamäärästä nopeasti.

Mittareita voi valita useamman ja ne kannattaa listata esimerkiksi excel-taulukkoon. Arviointivaiheessa jokaiselle hakijalle annetaan pisteitä sopivalla numeroasteikolla. Menetelmä auttaa näkemään parhaiten sijoittuneet hakijat, joiden kanssa edetään rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen.