Näin onnistut rekrytoinnissa – katso vinkit rekrytointiprosessin suunnitteluun

Kuten mikä tahansa muukin projekti, myös rekrytointi kannattaa suunnitella ja aikatauluttaa heti, kun rekrytointitarve on tunnistettu. Suunnitelman avulla osaat varata riittävästi aikaa kaikkiin rekrytoinnin työvaiheisiin.

Rekrytoinnin läpivientiin kannattaa varata riittävästi aikaa. Monesti käy niin, että rekrytointitarpeeseen herätään vasta, kun uuden henkilön pitäisi olla jo aloittanut. 

Rekrytoinnin käynnistämisestä uuden henkilön toivottuun aloitukseen kannattaa varata vähintään pari kuukautta aikaa. Vaikka rekrytointi saataisiinkin vietyä läpi tehokkaasti muutamassa viikossa, työsopimusneuvottelut, irtisanomisaika ja mahdolliset yllätykset vievät yleensä vähintään kuukauden.

Kun rekrytointitarve ilmenee, suunnittele rekrytoinnin aikataulu ja varmista, että kaikilla rekrytoinnissa mukana olevilla (rekrytoiva esihenkilö ja tiimi) on kalenterissa riittävästi aikaa profiilin määrittelylle, hakemusten läpikäynnille, haastatteluille sekä hakijaviestinnälle. Jaa myös vastuut rekrytoivan tiimin kesken eli tee selväksi, kuka vastaa mistäkin rekrytointiprosessin vaiheesta.

Milloin on paras aika rekrytoida?

Vilkkaimmat työnhakusesongit ovat tyypillisesti alkuvuodesta ja kesälomakauden jälkeen elokuussa. Tällöin niin työnhakijat kuin uusia tekijöitä etsivät työnantajat ovat liikkeellä aktiivisesti. 

Rekrytoinnin käynnistämisen kanssa ei kuitenkaan aina kannata odotella lomien jälkeiseen aikaan. Duunitorin kampanjoiden avulla tavoitat työnhakijat tehokkaasti myös vilkkaimpien työnhakusesonkien ulkopuolella.

Hiljaisempana aikana rekrytointia puoltaa myös se, että loman aikana monella työnhakijalla on aikaa urapohdinnoille, jotka voivat olla tarvittava sysäys uuden työpaikan hakemiseen. Työnantajan on myös helpompi kilpailla osaajamarkkinoilla silloin, kun tarjonta työpaikoista ei ole niin runsasta.

Kun avaat työpaikan hakuun, hakuajan kannattaa olla aina vähintään kaksi viikkoa. 

Rekrytointiprosessin suunnittelu

Rekrytointiprosessin eri vaiheet kannattaa suunnitella alustavasti jo siinä vaiheessa, kun haettava profiili ja osaaminen on määritelty. Suunnitelman on hyvä vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Milloin hakuaika alkaa ja päättyy?
• Kuka tekee hakijoiden ensimmäisen vaiheen arvioinnin ja karsinnan? 
• Miten hakijoiden osaamista arvioidaan? Käytetäänkö kykytestejä tai tehtäviä? 
• Ketkä osallistuvat haastatteluihin?
• Kuinka monta haastattelukierrosta järjestetään? Jos haastatteluja on useampia, mikä on eri haastattelukierrosten tavoite? Mihin missäkin haastattelussa keskitytään?
• Hyödynnetääkö rekrytoinnissa soveltuvuusarviointeja?
• Kuka vastaa hakijaviestinnästä?
• Milloin rekrytointipäätös tehdään?

Alustavat haastatteluajankohdat kannattaa kalenteroida jo haun käynnistyessä. Rekrytointiprosessin vaiheet ja aikataulu on hyvä kommunikoida otsikkotasolla myös hakijoille, jotta he osaavat varautua haastatteluihin ja mahdollisiin muihin heidän aikaansa vaativiin vaiheisiin.