Näin pidät hyvän puhelinhaastattelun – muistilista haastattelijalle

Onko työpaikkailmoituksenne houkutellut jopa liiankin paljon potentiaalisia hakijoita? Puhelinhaastattelu on nopea tapa selvittää, ketkä hakijoista erottuvat massasta positiivisella tavalla.

Milloin puhelinhaastattelu kannattaa?

Paikan päällä tapahtuvat haastattelut ovat iso ajallinen investointi niin työnhakijalle kuin haastattelijalle. Mikäli hyviä hakijoita on paljon, ensimmäinen haastattelukierros kannattaa toteuttaa puhelinhaastatteluna.

Puhelinhaastattelu säästää rutkasti aikaa, sillä voit haastatella tunnin sisään jopa useampaakin ehdokasta.

Puhelinhaastattelu on kätevä tapa tarkentaa CV:ssä ja hakemuksessa kerrottuja tietoja. Puhelinkeskustelun avulla pääset tutustumaan hakijan työnhakumotiiveihin, motivaatioon ja luonteeseen.

Puheluiden aikana saat hakijoista paremman kokonaiskuvan ja käsityksen siitä, ketkä hakijoista sopivat haettuun rooliin parhaiten.

Puhelinhaastattelusta on paljon hyötyä erityisesti silloin, kun rekrytoit tehtäviin, jotka vaativat työskentelyä puhelimessa.

Puhelinhaastatteluun valmistautuminen

Puhelinhaastatteluun on valmistauduttava yhtä hyvin kuin kasvotustenkin tapahtuvaan haastatteluun. Aloita kutsumalla puhelinhaastatteluun mahdollisuuksien mukaan ne hakijat, jotka ovat hakemuksen ja CV:n pohjalta sopivia tehtävään.

Älä soita puhelinhaastattelua yllättäen, vaan sovi haastattelusta hakijan kanssa etukäteen, jotta hänellä on mahdollisuus valmistautua haastatteluun ja keskustella rauhallisessa ympäristössä.

Valmistele etukäteen lista haastattelukysymyksistä. Pidä kysymysten määrä maltillisena ja keskity vain kaikkein olennaisimpiin kysymyksiin. 

Voit pyytää hakijaa kertomaan, miksi hän innostui hakemaan tehtävää, kysyä tarkentavia kysymyksiä hakijan taustasta ja osaamisesta sekä selvittää, millaisia odotuksia hänellä on työnantajaa sekä työtehtävää kohtaan. Näin selvität, vastaako tarjolla oleva tehtävä hakijan odotuksia. 

Valmistaudu jokaiseen puheluun tutustumalla huolellisesti hakijan taustoihin. Kertaa hakijan CV ja hakemus tai tutustu hänen LinkedIn-profiiliinsa.

Puhelinhaastattelussa on tärkeää olla läsnä ja keskittynyt. Varaa keskustelulle rauhallinen tila, jossa voit syventyä puheluun ilman häiriötekijöitä. Älä selaa sähköposteja tai muita työasioita puhelun aikana. Hiljennä myös laitteiden ilmoitukset, jotta voit keskittyä hakijaan aidosti.

Pidä mielessä hakijakokemus

On tärkeää, että annat hakijalle hyvän kuvan edustamastasi organisaatiosta. Haastattelijan vastuulla on sitouttaa haastateltava ja varmistaa positiivinen hakijakokemus. 

Haastattelijan äänensävy, sanavalinnat ja asenne vaikuttavat kaikki siihen, millaisen kuvan hakija saa organisaatiosta. Se taas vaikuttaa siihen, haluaako hän ottaa työtehtävän vastaan, jos sitä tarjotaan.

Kunnioita haastateltavan aikaa. Älä jaarittele, vaan pysy asiassa ja aikataulussa. Anna myös haastateltavalle mahdollisuus kysyä kysymyksiä.

Tee haastattelun aikana lyhyitä muistiinpanoja ja täydennä ne heti keskustelun päätyttyä. Voit hyödyntää muistiinpanoja rekrytoinnin seuraavissa vaiheissa, kuten työhaastattelussa ja suosituksia tarkastaessa.

Päätä keskustelu kohteliaasti ja kerro, miten ja missä aikataulussa rekrytointiprosessi etenee.