Älä mokaa hakijaviestinnässä – näin teet vaikutuksen työnhakijaan

Valtaosa työnhakijoista toivoo rekrytointiprosesseihin enemmän työnantajan viestintää. Riittävällä ja laadukkaalla hakijaviestinnällä viilaat rekrytointiprosessin helposti hakijaystävällisemmäksi.

Jokainen rekrytointia tehnyt tietää, että onnistunut rekrytointiprosessi vaatii paljon työtunteja ja resursseja, myös viestinnän osalta. Hyvällä viestinnällä työnantaja kunnioittaa työnhakijan aikaa ja vaivannäköä, solmii myönteisiä sidosryhmäsuhteita, rakentaa brändiään sekä  kehittää omaa työnantajakuvaansa – aina työpaikkailmoituksen laatimisesta rekrytointipäätöksestä viestimiseen.

Hakijaviestintä rekrytoinnin aikana on keskeinen osa hyvää hakijakokemusta. Nykyaikainen rekrytointi edellyttää rekrytoijalta aktiivista, läpinäkyvää ja avointa viestintää. Työnhakijoiden mielestä hakijaviestinnässä on vielä reilusti parantamisen varaa: Duunitorin työnhakijatutkimuksen mukaan yli puolet työnhakijoista toivoo työnhakuprosesseihin lisää viestintää työnantajalta. 

Jos valitsematta jääneen joukon mielenkiinto työnantajaa kohtaan säilyy kielteisen rekrytointipäätöksen jälkeen, viestintä on todennäköisesti onnistunut. Laiminlyöntejä rekrytointiprosessissa jaetaan helposti eteenpäin, joten viestintään on syytä kiinnittää huomiota. 

Kirjeenvaihdosta keskusteluun – 5 vinkkiä onnistuneeseen hakijaviestintään

1. Hyvä työpaikkailmoitus on osa hakijaviestintää 

Työpaikkailmoitus saattaa olla hakijalle ensimmäinen kontakti entuudestaan tuntemattomaan työnantajaan, joten siihen kannattaa panostaa.

Kun laadit ilmoitusta, pohdi, millaista osaajaa ollaan etsimässä, mitä työnkuva pitää sisällään ja mitä taitoja organisaatio tarvitsee tulevaisuudessa. Palkka on yksi tärkeimpiä työnhakupäätökseen vaikuttavia tekijöitä, ja siksi tehtävän palkka tai palkkahaarukka kannattaa kertoa työpaikkailmoituksessa selkeästi euroina.

Kliseiden ja jargonin sijaan työnhakija on kiinnostunut siitä, millaista työpaikan arki  on. Ilmoituksessa kannattaa kertoa, millainen on työpaikan kulttuuri, ketkä ovat lähimmät työkaverit ja miten työpaikalla on totuttu työskentelemään.

Hakijakeskeinen ilmoitus ei pyri puhuttelemaan kaikkia, sillä sen tavoitteena on saada tunnereaktio aikaan halutussa kohderyhmässä – koodareita ja myyjiä puhuttelevat mitä todennäköisimmin eri asiat. 

Työpaikkailmoituksessa kannattaa kertoa rehellisesti myös niistä vähemmän houkuttelevista työn puolista. Näin paikkaa hakevat kaikista potentiaalisimmat työnhakijat, ja rekrytointiprosessissa etenevät välttyvät ikäviltä yllätyksiltä. 

2. Valmistaudu vastaamaan kysymyksiin

Hakijoille kannattaa antaa mahdollisuus esittää kysymyksiä rekrytoinnista vastaavalta henkilöltä sekä hakuvaiheen aikana että prosessin päätyttyä. Lisäämällä yhteystiedot ja mahdollisen soittoajan ilmoitukseen työnantaja antaa hakijalle mahdollisuuden ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä.

Yhteydenoton avulla hakija saa lisätietoa työnantajasta ja avoimesta työtehtävästä. Tällöin hakija pääsee arvioimaan, onko kyseinen työpaikka juuri häntä varten. 

3. Viesti reaaliaikaisesti rekrytointiprosessin etenemisestä

Viestintäyhteys hakijaan tulisi avata heti hakemuksen saavuttua kiittämällä hakemuksesta ja kertomalla, miten rekrytointiprosessi jatkuu. Hakuajan päättymisen jälkeen työnhakijat odottavat kuulevansa rekrytoivasta organisaatiosta mahdollisimman pian.

Jatkoon valituille hakijoille haastattelukutsu on yleensä tärkein askel, joka luo ensivaikutelman työpaikasta ja siellä työskentelevistä ihmisistä. Haastatteluun kutsutuille työnhakijoille voi esimerkiksi kertoa haastateltavien hakijoiden määrän ja haastattelun arvioidun keston. Viestintäyhteys kannattaa pitää aktiivisena, vaikka päätöksiä ei tehtäisikään nopeasti.

4. Viesti henkilökohtaisesti myös valitsematta jääneille työnhakijoille

Kielteisen rekrytointipäätöksen peruskaavaksi on vakiintunut ”valinta ei tällä kertaa kohdistunut sinuun” -sähköpostiviesti, joka on hakijaviestinnän vähimmäistaso. Päätöksen lisäksi voit antaa hakijoille palautetta sekä avata tehdyn rekrytointipäätöksen perusteita. Ei kiitos -viestit kannattaa lähettää valitsematta jääneille hakijoille välittömästi, kun päätökset jatkoon valituista hakijoista on tehty. 

Haastatteluvaiheeseen edenneille hakijoille kielteisestä päätöksestä on hyvä kertoa puhelimitse. Näin hakija voi pyytää matalalla kynnyksellä palautetta ja lisätietoja päätöksen perusteista. 

5. Pidä hyvät työnhakijat mielessä

Myös ne työnantajasta innostuneet hakijat, jotka eivät sovellu juuri haettuun tehtävään, kannattaa pitää mielessä tulevaisuuden rekrytointitarpeita ajatellen. Valisematta jääneille hakijoille kannattaa viestiä selkeästi, että organisaatiossa saattaa olla tarvetta heidän osaamiselleen jatkossa.

Tulevaisuuden osaamistarpeita on vaikea ennustaa täydellisesti. Kun seuraava rekrytointi tulee ajankohtaiseksi, motivoitunut ja valmiiksi tuttu hakija saattaa olla juuri oikea osaaja.  

Viesti hakijoille vähintään seuraavissa rekrytointiprosessin vaiheissa

• Hakemuksen vastaanottaminen. Kiitä hakemuksesta ja kerro, missä aikataulussa rekrytointi etenee ja milloin hakija voi odottaa seuraavaa yhteydenottoa. 
• Hakuajan päättyminen. Kerro, milloin valitaan rekrytoinnissa jatkoon pääsevät hakijat ja mitä seuraava vaihe pitää sisällään.
• Jatkoon päässeiden valinta. Kerro karsiutuneille hakijoille, että jatkoon päässeet hakijat on valittu. Avaa perusteet, joilla valinnat on tehty.
• Haastatteluvaihe. Kerro haastateltaville, kuinka monta hakijaa on jatkossa ja millä aikataululla prosessi on tarkoitus saada päätökseen.
• Lopulliset rekrytointipäätökset. Ole henkilökohtaisesti yhteydessä jokaiseen haastatteluvaiheeseen edenneeseen hakijaan ja anna palautetta. 
• Mahdolliset viivästykset. Jos rekrytoinnin aikatauluihin tulee viivästyksiä, kerro niistä hakijoille ennen kuin he itse ehtivät kyselemään.