Älä oikaise rekrytoinnissa – näin määrittelet rekrytointitarpeen

Sujuva rekrytointi alkaa rekrytointitarpeen ja haettavan profiilin määrittelyllä. Huolella tehty rekrytointitarpeen ja profiilin määrittely ohjaa keskittymään oikeisiin asioihin rekrytoinnin kaikissa vaiheissa.

Onnistuneen rekrytoinnin ensimmäinen askel on huolellinen rekrytointitarpeen määrittely. On vaikea saavuttaa haluamansa lopputulos, jos ei tiedä tarkkaan mitä etsii.

Alkuun on hyvä selvittää, miksi rekrytointi ylipäätään tehdään ja varmistaa, että kaikilla prosessissa mukana olevilla on tarkka kuva siitä, millainen rooli nyt on täytettävänä. Tämä tekee rekrytointiprosessin jatkosta  helpomman ja nopeamman: esimerkiksi hakijoiden arviointi helpottuu, kun tiedetään tarkkaan, millainen henkilö tehtävässä pärjää. 

Selvitä, miksi rekrytoit – aloita vastaamalla 4 avainkysymykseen

Rekrytointitarvetta määritellessä ihan ensimmäiseksi on hyvä vastata kysymykseen: miksi rekrytoidaan? 

Apukysymyksinä voi käyttää esimerkiksi seuraavia neljää kysymystä:

Mihin rekrytointitarve perustuu: nykyiseen tarpeeseen vai tulevaisuuteen varautumiseen?

Kun aloitat rekrytointia, on hyvä palata hetkeksi yrityksen tai organisaation strategian pariin. Mitkä ovat organisaation strategiset tavoitteet ja miten tämä kyseinen rooli edistää näiden tavoitteiden saavuttamista?

Onko kyseessä lähteneen henkilön korvaava rekrytointi vai uusi auennut työpaikka? Onko tehtävä uusi vai onko vastaavia paikkoja ollut aiemminkin auki?

Vastaus näihin kahteen kysymykseen on yleensä selvillä jo valmiiksi, mutta tämä kysymys saa usein aikaan hyvää keskustelua, joka auttaa ymmärtämään tarvetta entistä paremmin.

Jos kyseessä on korvaava rekrytointi, halutaanko lähteneen henkilön tilalle rekrytoida samankaltainen osaaja vai voisiko tehtävää viedä uuteen suuntaan hieman erilaisen rekrytoinnin kautta. Jos taas kyseessä on täysin uusi tehtävä, mikä herätti tarpeen? Miksi tehtävä halutaan avata juuri nyt? 

Millaisia tavoitteita työssä on? Mitkä ovat tärkeimmät vastuualueet?

Näiden kysymysten kautta päästään syventymään uuden roolin tehtäviin, vastuualueisiin ja tavoitteisiin. Mitä tehtävässä pitää saada aikaiseksi? Mitkä tilanteet ovat kriittisiä työssä onnistumisen kannalta? Millaisia haasteita työhön liittyy? Mistä tehtävään valittu tietää onnistuneensa esimerkiksi kuuden kuukauden tai vuoden kuluttua aloituksesta.

Millaista osaamista haetaan?

Jo ihan rekrytoinnin  alkuvaiheessa on hyvä haarukoida, millaista osaamista haetaan. Etsitäänkö tehtävään valmista osaajaa vai tulevaisuuden kasvupotentiaalia? Vaaditaanko hakijalta tiettyä ammattitaitoa tai taustaa? Mitä tehtävään valittavan henkilön on osattava ennen työn aloittamista? Mihin suuntaan tehtävään valittavan toivotaan kehittyvän?

Määrittele hakijaprofiili – vastaa ainakin näihin kysymyksiin

Rekrytointitarve on hyvä tiivistää enintään muutaman sivun mittaiselle lomakkeelle, johon voi listata seuraavat asiat:

• Täytettävä tehtävä ja nimike
• Organisaation strategiset tavoitteet, ja miten rooli edistää niiden saavuttamista
• Organisaation kulttuuriset ominaispiirteet, ja millainen henkilö todennäköisesti sopii joukkoon
• Mitkä ovat avoimen roolin keskeiset tehtävät ja vastuualueet
• Mitkä ovat työn tärkeimmät tavoitteet? Mitä tehtävässä pitää saada aikaiseksi?
• Etsitäänkö valmista osaajaa vai kehityspotentiaalia? 
• Mitä valmista osaamista tehtävään valittavalla pitää olla? Entä mitä voidaan opettaa?
• Edellyttääkö tehtävä tietynlaista koulutusta? Millaista koulutusta hakijalta odotetaan?
• Millaiset persoonaan ja työskentelytyyliin liittyvät ominaisuudet ovat tarpeen tehtävässä menestymisen kannalta? 
• Mitä esihenkilöstä ja hänen johtamistyylistään on hyvä tietää? 
• Miten tuleva tiimi ja työkaverit työskentelevät yhdessä?
• Millaisia kehittymis- ja uramahdollisuuksia organisaatio tarjoaa? 
• Erottele vielä lopuksi, mitkä ehdokkaaseen liittyvistä odotuksista ovat pakollisia, mitkä toivottavia ja mitkä eduksi.

Tunnista tärkeimmät taidot ja ominaisuudet

Kompetenssipohjaisessa rekrytoinnissa kiinnitetään huomioita henkilön ”kovien taitojen” lisäksi kokonaisvaltaisemmin henkilön näkyvään käyttäytymiseen, johon vaikuttaa taitojen ja tietojen lisäksi esimerkiksi henkilön motiivit, kyvyt, arvot ja persoonallisuuden piirteet. 

Kompetenssipohjaisessa rekrytoinnissa määritellään rekrytoinnin suunnitteluvaiheessa avainkompetenssit, joita tehtävässä hyvin suoriutuminen edellyttää. Kompetensseja voivat olla esimerkiksi yhteistyökykyisyys, tuloshakuisuus tai kyky vaikuttaa toisten toimintaan. Rekrytointiprosessin aikana selvitetään, miten hakijat osoittavat näitä kompetensseja toiminnassaan.

Kompetenssipohjaisen rekrytoinnin taustalla on ajatus, että henkilön aiempi toiminta ennustaa parhaiten tulevaa käyttäytymistä. Kompetenssipohjaisessa haastattelussa tavoitteena on siis ymmärtää, miten hakija on aiemmin käyttäytynyt erilaisissa tilanteissa. Tämän pohjalta saadaan käsitys hakijan osaamisesta suhteessa tehtävässä menestymisen kannalta tärkeisiin avainkompetensseihin.